PM Expert

Analiza SWOT

Luarea unei decizii în echipă nu este întotdeauna un lucru simplu. Să aduni specialiștii la un loc, să-i pui în fața problemei, să explici problema, sa găsești alternative și soluții, după care să o identifici pe cea mai bună – acest scenariu dă dureri de cap oricărui manager. Posibila existență a unei crize, în care timpul este esențial, adaugă o brizanță deosebită situației. Echipe mixte, formate din specialiști aparținând de domenii diferite, diferențe de mentalitate între membrii echipei– spre exemplu în echipe internaționale, un mix între persoane situate diferit pe scară ierarhică – toate aceste lucruri complică și mai mult procesul decizional. Insă, toate aceste dezavantaje, date de complexitate, se pot transforma in avantaje, date de diversitate și puncte de vedere complementare, dacă procesul decizional este organizat astfel încât complexitatea problemei să fie redusă la parametrii importanți și competența fiecărui membru al echipei să fie luată in considerare și folosită. Exact aceste aspecte sunt definitorii pentru analiza SWOT. Ideea de bază a acestei metode decizionale este trecerea in revistă și studierea concomitentă a: punctelor forte (Strengths), punctelor slabe (Weaknesses), oportunităților (Opportunities) și amenințărilor (Threats). SWOT este un acronim al Strengths Weaknesses Opportunities Threats. In Project Management, analiza SWOT iși arată utilitatea în perioada de definire a proiectului, pentru analizarea ideilor, ex. rafinarea unui brainstorming, sau pe parcursul execuției, de exemplu în situații de criză.

(more…)

Inițializarea proiectelor – de la idee la contract

Orice proiect începe de la … o idee. Atunci începe și faza de inițializare a proiectului. Numită și faza de definire, aceasta are ca obiectiv găsirea principalilor parametrii ai proiectului și gruparea acestora într-un prim baseline.

Inițializarea, cea mai importantă fază a proiectului, din punct de vedere managerial, poate fi văzută ca fiind drumul de la idee la acțiune economică bine definită, având la bază un contract. Pentru a putea întocmi contractul, va trebui să dispunem de parametrii săi constitutivi: durată, costuri, preț, părți implicate, rezultat final și nu în ultimul rând riscuri. Inițializarea proiectului va trebui să furnizeze aceste date … dar nu numai. În urma acestei faze vom fi pregătiți pentru începerea lucrului efectiv în proiect, ceea ce înseamnă că echipa este constituită, resursele interne alocate, subcontractorii și ceilalți parteneri sunt disponibili conform planului de resurse. Mai trebuie spus că precizia și realismul cu care este parcursă această fază, vor determina în mod decisiv succesul proiectului, în primul rând datorită angajamentelor contractuale care rezultă din ea.

(more…)

Adoptarea Project Management-ului în companii mici și mijlocii

Faptul că metodologia de Project Management este alcătuită dintr-o multitudine de procese, metode, recomandări și best practices este un lucru bine cunoscut. Foarte des această diversitate sperie. Pentru multe companii, în general cele mici și mijlocii, oferta este mult prea stufoasă, luată ca un întreg. Metodologia completă de Project Management este adresată în general firmelor mari, foarte mari chiar, în care există resurse suficiente (personale și materiale), iar infrastructura (incluzând cea de IT) este îndeajuns de matură.

Firmele mai mici sunt astfel constrânse să își aleagă, din multitudinea de procese și metode existente, cele care, dacă ar fi implementate, ar aduce câștig maxim, și să se ferească de implementarea altora, pentru care efortul ar depășii câștigul.

(more…)

Comunicarea în proiect: echipe virtuale și diferențe interculturale

În lumea economică actuală, diferența de fus orar, una sau mai multe granițe sau chiar un alt continent, o altă limbă, par să nu mai reprezinte o opreliște în ceea ce privește constituția echipelor. În firme (mai ales în multinaționale) există tendința de a crea echipe care lucrează împreuna, diferențele culturale, de limbă sau de locație nemaijucând un rol vital – numele folosit pentru un astfel de conglomerat fiind „virtual teams” – echipe virtuale. Numele în sine este poate puțin nefericit ales, deoarece lasă să se ințeleagă că aceste echipe de fapt nu există, că ar fi doar niște entități artificiale. În realitate însa, o echipa virtuală implinește caracteristicile definitorii ale unei echipe „normale”. Ambele sunt o forma de organizare care, pentru o perioadă limitată (durata nu contează) lucrează împreună la indeplinirea unui obiectiv comun.
Diferențele definesc virtualitatea:
- membrii echipelor virtuale lucrează în diferite locații, eventual în fusuri orare diferite
- sunt membrii ale unor sub-organizații locale, care fac parte dintr-o organizație globală, posibil din țări diferite
- comunică în cea mai mare măsură folosind un suport media: telefon, video, mail, chat, internet.

(more…)

Motivarea echipei

Munca într-un proiect este întotdeauna o activitate de echipă. Successul proiectului și implicit al PM-ului este in directă relație cu funcționarea echipei, văzută ca un organism, cu viață internă. Indiferent cât de heterogenă este echipa proiectului, vitală este atmosfera generală: merg cu toții în aceeasi direcție, sau nu? Sunt motivați, sau nu? Iar dacă nu sunt motivați, ce pot face eu, din rolul meu de PM, ca să îi motivez?

Există multe teorii moderne ale mecanismului motivării, exprimate (istoric vorbind) de către Jeremy Bentham si John Stuart Mill, trecând pe la Sigmund Freud (care susținea că libidoul este motorul fiecăruia dintre noi) și ajungând la Abraham Maslow si Frederick Herzberg, care au studiat și teoretizat motivarea în companii. Nu voi intra în comentarea acestor teze, fiind mult peste scopul articolului de față. Mai degrabă aș dori să dau niște „tips & tricks”, care garantat ajută la creșterea motivării echipei. Este vorba de susținerea și creșterea încrederii acordată PM-ului și scopului proiectului, îmbinată cu o comunicare eficientă.

(more…)