PM Expert

Virtual Project Manager – Top 10 soluții

În momentul în care vorbim despre Echipe Virtuale, apare necesitatea definirii și folosirii spațiului virtual de proiect. Fiind pus de curând in situația de a coordona o mică echipă, complet virtuală – împărțită in mai multe locații, am pornit în căutarea unei soluții software pentru implementarea proceselor de Project Management, soluție necostisitoare și a cărei implementare si punere in funcție să necesite un efort minim. Alte cerințe au mai fost: posibilitatea de import a fișierelor MS Project, Resource Management și raportare.

Iată rezultatele căutarii și concluziile testului făcut cu 4 dintre soluțiile analizate:

Soluții premium:

Basecamp:

- Este unul dintre cele mai răspindite servicii, folosit de multe companii cunoscute (Adidas, National Geographic, etc.) și are o grămadă de features interesante (aplicație iPhone, servicii de facturare etc.)
- Relativ scump: minim 49 USD / lună pentru un Project Space de 15 GB.
- Perioadă de probă: 30 de zile
- Concluzii: pentru cazurile în care prețul relativ mare se justifică (nu a fost cazul meu), este cea mai bună alegere.

(more…)

Earned Value Management – Analiza EV

Earned Value Management este o metodă de urmărire a implementării proiectului față de plan. O analiză Earned Value dă răspunsuri project managerului referitor la deviații de la planificarea bugetului, al scopului și al timpului. Această metodă integrează cele trei elemente, planificarea si execuția scopului, parametrii de cost si timpul. Este foarte folositoare în prevederea performanțelor viitoare ale proiectului, bazându-se pe datele actuale, masurabile, și plan.

De multe ori, EVM este o cerință care trebuie respectată și implementată in proiect, de exemplu clientul dorind să fie informat despre punctul în care se află proiectul, utilizând cuantificarea dată de calculul Earned Value. Am întâlnit această cerință destul de des în proiecte în care clientul aparținea de guvern sau în domeniul militar, în special in Europa Vestică si America, dat fiind că metodologia de urmărire a proiectelor, aflate in outsourcing sau interne, metodologie implementată in organizația clientului, se baza pe EVM. EVM este și o componentă importantă în managementul riscului.

(more…)

Controlând incertitudinea – managementul riscului

Proiectele sunt de cele mai multe ori legate de o oportunitate, cum ar fi lansarea unui produs nou și inovator sau construcția unei clădiri. Însă aceleași oportunități care justifică un proiect favorizează și apariția riscurilor. Riscurile sunt inevitabile și diferă de la proiect la proiect.

Incertitudinea este prezentă în toate proiectele, astfel încât se poate afirma că munca managerului de proiect are în esență un singur scop: controlul riscurilor. Unele activități ale PM-ului sunt menite să reducă riscul abaterilor de la planificarea inițială, în timp ce altele sunt menite să acționeze asupra proceselor pentru a asigura calitatea rezultatului proiectului și a minimiza decalajele de calitate. Iar alte activități se adresează controlului costurilor și utilizării resurselor, pentru a preîntâmpina problemele bugetare.

(more…)

Action Items: Cum urmărim activitățile suplimentare?

Introducere

Întotdeauna în decursul evoluției unui proiect apar și alte activități decât cele care au fost planificate și documentate prin intermediul planului de proiect. În această situație, avem practic două posibilități:

• includem task-urile noi în plan, urmând procedura de change management aplicabilă în cazul proiectului, sau
• păstrăm o evidență separată a acestor task-uri

Sigur că există și alte variante pentru a gestiona aceste task-uri, însă mă voi concentra asupra celei de-a doua variante, în care decidem să păstrăm o evidență separată a task-urilor.
Pe de altă parte, fiecare manager de proiect se confruntă cu monitorizarea unor activități de detaliu ale task-urilor din plan, care însă nu s-ar preta la includerea în planul de proiect. Acestea sunt activități care trebuie însă controlate de managerul de proiect.

Action Items List sau lista de acțiuni

Metoda cea mai des întălnită în practică este utilizarea unui document de tipul Action Items List (denumit și  Open Issues List sau Task List). Această metodă este utilă și pentru centralizarea, comunicarea și monitorizarea altor activități ale organizației, departamentului sau echipei, activități care nu se înscriu in cadrul vreunui proiect. (more…)

Gradul de realizare și urmărirea costurilor

În proiectele de dezvoltare sau organizaționale, ca și în proiectele de cercetare, determinarea gradului de realizare sau de îndeplinire este problematică, fiindcă nu putem determina în mod direct dacă rezultatele obținute în proiect până la un moment dat corespund cu planificarea. În cadrul proiectelor de investiții, gradul de realizare este mai palpabil (ex. numar de etaje construite / numar total planificat).

Din acest motiv, toate metodele de determinare a gradului de realzare în tipul de proiecte enumerate, sunt indirecte, deductive. Dintre acestea, cea mai simplă, răspândită, mai ales în proiectele de dezvoltare software este metoda monitorizării costurilor actuale și estimării costurilor totale la finalizare. Formula de bază este:

EAC = AC + ETC

AC = suma cheltuielilor până în prezent.
ETC = Estimarea costurilor necesare pentru finalizare.
EAC = Estimarea costurile la finalul proiectului.

(more…)