PM Expert

Virtual Project Manager – Top 10 soluții

În momentul în care vorbim despre Echipe Virtuale, apare necesitatea definirii și folosirii spațiului virtual de proiect. Fiind pus de curând in situația de a coordona o mică echipă, complet virtuală – împărțită in mai multe locații, am pornit în căutarea unei soluții software pentru implementarea proceselor de Project Management, soluție necostisitoare și a cărei implementare si punere in funcție să necesite un efort minim. Alte cerințe au mai fost: posibilitatea de import a fișierelor MS Project, Resource Management și raportare.

Iată rezultatele căutarii și concluziile testului făcut cu 4 dintre soluțiile analizate:

Soluții premium:

Basecamp:

– Este unul dintre cele mai răspindite servicii, folosit de multe companii cunoscute (Adidas, National Geographic, etc.) și are o grămadă de features interesante (aplicație iPhone, servicii de facturare etc.)
– Relativ scump: minim 49 USD / lună pentru un Project Space de 15 GB.
– Perioadă de probă: 30 de zile
– Concluzii: pentru cazurile în care prețul relativ mare se justifică (nu a fost cazul meu), este cea mai bună alegere.

(more…)

Action Items: Cum urmărim activitățile suplimentare?

Introducere

Întotdeauna în decursul evoluției unui proiect apar și alte activități decât cele care au fost planificate și documentate prin intermediul planului de proiect. În această situație, avem practic două posibilități:

• includem task-urile noi în plan, urmând procedura de change management aplicabilă în cazul proiectului, sau
• păstrăm o evidență separată a acestor task-uri

Sigur că există și alte variante pentru a gestiona aceste task-uri, însă mă voi concentra asupra celei de-a doua variante, în care decidem să păstrăm o evidență separată a task-urilor.
Pe de altă parte, fiecare manager de proiect se confruntă cu monitorizarea unor activități de detaliu ale task-urilor din plan, care însă nu s-ar preta la includerea în planul de proiect. Acestea sunt activități care trebuie însă controlate de managerul de proiect.

Action Items List sau lista de acțiuni

Metoda cea mai des întălnită în practică este utilizarea unui document de tipul Action Items List (denumit și  Open Issues List sau Task List). Această metodă este utilă și pentru centralizarea, comunicarea și monitorizarea altor activități ale organizației, departamentului sau echipei, activități care nu se înscriu in cadrul vreunui proiect. (more…)

Task Management Tool

Toate aplicațiile de E-Mail, pe care le folosim zi de zi, oferă funcționalitate bazală de task management, de tipul “don’t forget the milk”. Pentru centralizarea și urmărirea multiplelor probleme-sarcini-responsabiltăți ale unui (Project) Manager, sunt necesare însă și funcții avansate.

Un fișier Excel, care răspunde acestor cerințe și poate fi extins și adaptat ușor, s-a dovedit a fi o unealtă, pe cât de simplă, pe-atât de utilă:

Orice întrebări sau sugestii de îmbunătățire sunt binevenite.

UPDATE: Foarte utile sunt și template-urile lui Răzvan, pentru Word, OpenOffice și Apple Pages.

Protocolul intâlnirilor

În urma unei întâlniri de lucru ar trebui să rezulte:
– decizii,
– sarcini,
– responsabili și termene limită,
– informații clare, succint formulate.

(more…)