PM Expert

Inițializarea proiectelor – de la idee la contract

Orice proiect începe de la … o idee. Atunci începe și faza de inițializare a proiectului. Numită și faza de definire, aceasta are ca obiectiv găsirea principalilor parametrii ai proiectului și gruparea acestora într-un prim baseline.

Inițializarea, cea mai importantă fază a proiectului, din punct de vedere managerial, poate fi văzută ca fiind drumul de la idee la acțiune economică bine definită, având la bază un contract. Pentru a putea întocmi contractul, va trebui să dispunem de parametrii săi constitutivi: durată, costuri, preț, părți implicate, rezultat final și nu în ultimul rând riscuri. Inițializarea proiectului va trebui să furnizeze aceste date … dar nu numai. În urma acestei faze vom fi pregătiți pentru începerea lucrului efectiv în proiect, ceea ce înseamnă că echipa este constituită, resursele interne alocate, subcontractorii și ceilalți parteneri sunt disponibili conform planului de resurse. Mai trebuie spus că precizia și realismul cu care este parcursă această fază, vor determina în mod decisiv succesul proiectului, în primul rând datorită angajamentelor contractuale care rezultă din ea.

(more…)

Earned Value Management – Analiza EV

Earned Value Management este o metodă de urmărire a implementării proiectului față de plan. O analiză Earned Value dă răspunsuri project managerului referitor la deviații de la planificarea bugetului, al scopului și al timpului. Această metodă integrează cele trei elemente, planificarea si execuția scopului, parametrii de cost si timpul. Este foarte folositoare în prevederea performanțelor viitoare ale proiectului, bazându-se pe datele actuale, masurabile, și plan.

De multe ori, EVM este o cerință care trebuie respectată și implementată in proiect, de exemplu clientul dorind să fie informat despre punctul în care se află proiectul, utilizând cuantificarea dată de calculul Earned Value. Am întâlnit această cerință destul de des în proiecte în care clientul aparținea de guvern sau în domeniul militar, în special in Europa Vestică si America, dat fiind că metodologia de urmărire a proiectelor, aflate in outsourcing sau interne, metodologie implementată in organizația clientului, se baza pe EVM. EVM este și o componentă importantă în managementul riscului.

(more…)

Controlând incertitudinea – managementul riscului

Proiectele sunt de cele mai multe ori legate de o oportunitate, cum ar fi lansarea unui produs nou și inovator sau construcția unei clădiri. Însă aceleași oportunități care justifică un proiect favorizează și apariția riscurilor. Riscurile sunt inevitabile și diferă de la proiect la proiect.

Incertitudinea este prezentă în toate proiectele, astfel încât se poate afirma că munca managerului de proiect are în esență un singur scop: controlul riscurilor. Unele activități ale PM-ului sunt menite să reducă riscul abaterilor de la planificarea inițială, în timp ce altele sunt menite să acționeze asupra proceselor pentru a asigura calitatea rezultatului proiectului și a minimiza decalajele de calitate. Iar alte activități se adresează controlului costurilor și utilizării resurselor, pentru a preîntâmpina problemele bugetare.

(more…)

Project Management profitabil

Teoretic, obiectivul unui proiect nu trebuie să fie realizarea de profit, ci încadrarea în buget.

În practică obținem prin proiecte profit în două moduri diametral opuse, în funcție de tipul contractului. Într-un proiect de tip time and material, obținem profitul prin prețul de vânzare al forței de muncă, prețul / man-day. În acest tip de proiect suntem interesați să prestâm căt mai multe MD, fără a fi formal responsabili de rezultatul obținut. În teorie și din punct de vedere legal, singura responsabilitate – dacă nu este specificat altfel – a membrilor echipei este să facă tot ceea ce depinde de ei, în condițiile de muncă stabilite contractual, pentru a susține clientul în îndeplinirea propriilor obiective. În cocnluzie, în cadrul contractelor time and material, obținem profit vanzând căt mai multe man-day la un preț cât mai ridicat.

În cadrul proiectelor / contractelor de tipul contract for work, sau fixed price, avem responsabilitatea livrării unui rezultat definit în timpul stabilit și folosindu-ne de bugetul pus la dispoziție. În acest caz, profitabilitatea proiectului derivă din controlul riguros al costurilor.

Următoarele practici s-au dovedit hotărâtoare pentru controlul costurilor în proiecte: (more…)

Legea gazului ideal în PM

La fel cum gazul dintr-un recipient ocupă tot spațiul aflat la dispoziție, tot așa un task ocupă tot timpul aflat la dispoziție, indiferent cât de mic este efortul necesar.

Legile termodinamicii se aplică în continuare modului nostru de lucru: doar prin micșorarea recipientului, adică scurtarea timpului, sau mărirea temperaturii, adică aplicarea de presiune, putem obține un ritm de lucru susținut.

Totuși, distribuția efortului este inegală, cea mai mare parte a lui depunându-se la începutul perioadei de timp alocate și scăzând apoi încet  spre sfârșitul ei, până la o valoare minimă, de stand by.
(more…)