Orice proiect începe de la … o idee. Atunci începe și faza de inițializare a proiectului. Numită și faza de definire, aceasta are ca obiectiv găsirea principalilor parametrii ai proiectului și gruparea acestora într-un prim baseline.

Inițializarea, cea mai importantă fază a proiectului, din punct de vedere managerial, poate fi văzută ca fiind drumul de la idee la acțiune economică bine definită, având la bază un contract. Pentru a putea întocmi contractul, va trebui să dispunem de parametrii săi constitutivi: durată, costuri, preț, părți implicate, rezultat final și nu în ultimul rând riscuri. Inițializarea proiectului va trebui să furnizeze aceste date … dar nu numai. În urma acestei faze vom fi pregătiți pentru începerea lucrului efectiv în proiect, ceea ce înseamnă că echipa este constituită, resursele interne alocate, subcontractorii și ceilalți parteneri sunt disponibili conform planului de resurse. Mai trebuie spus că precizia și realismul cu care este parcursă această fază, vor determina în mod decisiv succesul proiectului, în primul rând datorită angajamentelor contractuale care rezultă din ea.

Vă propun în cele ce urmează o abordare sistematică a acestei faze, cu pași preciși în direcția elaborării primului baseline al proiectului. Am văzut deja că orice proiect pornește de la o idee. Este esențial să ințelegem cât mai bine această idee, iar ca prim pas să o putem descompune – împreună cu owner-ul sau clientul proiectului nostru – în:

• obiective,
• beneficii

În acest context beneficiile reprezintă urmarea atingerii obiectivelor. Este important să înțelegem ce câștigă clientul nostru prin implementarea proiectului și prin atingerea fiecărui obiectiv în parte, înțelegând că de fapt primar este beneficiul, nu calea prin care este obținut (obiectivul). Probabil ați observat deja simplificarea cu care am lucrat până acum, și anume reducerea întregului grup de stakeholder-i la unul singur: owner-ul proiectului. Acum este momentul să identificăm persoanele care sunt atinse în interesele lor de rezultatele proiectului, în mod pozitiv sau negativ. Într-o primă fază este suficientă “inventarierea” lor într-o listă a stakeholder-ilor și sortarea lor în funcție de puterea lor de influență asupra proiectului. Într-o fază ulterioară va trebui să analizăm riscurile ce se desprind din această influență, precum și să dezvoltăm, planificăm și implementăm tactici de comunicare în vederea minimizării acestor riscuri, spre exemplu prin convertirea unor atitudini negative vizavi de proiect.

După completarea listei stakeholder-ilor, va trebui să consemnăm – eventual prin interviuri personale – obiectivele individuale ale fiecărui stakeholder în parte, în raport cu proiectul. Vom constata în multe cazuri contradicții între obiectivele diferiților stakeholder-i. Acum este momentul să întocmim matricea obiectivelor, etapă esențială în inițializarea proiectului prin care punem obiectivele stakeholder-ilor în raport unele cu celelalte, prioritizându-le în mod corect, în funcție de “greutatea” posesorilor lor și a așteptărilor acestora. O listă de obiective prioritizate, asupra cărora s-a agreat între principalii decidenți ai proiectului, este primul rezultat palpabil al definirii unui proiect.

Până la intrarea în faza de planificare ne mai lipsesc 5 etape/documente importante:

• finalizarea analizei stakeholder-ilor prin stabilirea și cuantificarea măsurilor concrete destinate obținerii sau sporirii suportului stakeholder-ilor, dar și atenuării eventualelor conflicte de interese/obiective dintre aceștia. În legătură cu analiza stakeholder-ilor este planul sau matricea de comunicare, care nu trebuie să lipsească în proiecte complexe, și va include căile și frecvența de raportare, precum și modele de escaladare a problemelor.
• o primă analiză de risc, care va avea la bază riscurile identificate în analiza stakeholderi-ilor – considerată prima analiză de risc a unui proiect. Se va cuantifica valoarea sau greutatea riscului, ca produs dintre mărimea pagubei pe care un risc l-ar produce și probabilitatea intervenirii lui. Măsurile de prevenire sau reducere a gravității riscurilor, trebuiesc tratate ca orice altă acțiune a planului de proiect, prin estimarea efortului, alocarea de resurse și includerea lor în planul de proiect.
• Împărțirea proiectului în faze, alegerea unui model de tranziție de fază (Waterfall, V-Modell, Agile etc.) și stabilirea intrărilor și ieșirilor pentru fiecare fază. În afara fazelor evidente – inițializare, implementare, finalizare – putem avea, în funcție de mărimea și natura proiectului, un număr de alte faze bine definite: pre-proiect, licitație/caiet de sarcini, studiu de fezabilitate, concepție, pilotare, diverse faze de implementare – de obicei în proiectele de investiții/construcții, testare, acceptanță, mentenanță etc.
• Identificarea cerințelor proiectului, pornind de la lista obiectivelor și formând de preferință o echipă mixtă, între specialiștii clientului și arhitecții proprii. În analiza și redactarea cerințelor e bine să avem în vedere faptul că rezultatul acestei analize – catalogul de cerințe – este punctul de pornire în definirea pachetelor de lucru. Deci, trebuie să prioritizăm cerințele, să le punem în legătură unele cu altele din punct de vedere funțional și să încercăm o primă estimare de efort/costuri.
• Identificarea într-un skill-list a cunoștințelor și aptitudinilor necesare pentru concepția și implementarea cerințelor definite anterior.

În acest moment avem elementele necesare pentru întocmirea primului plan al proiectului. Acesta va cuprinde, în această ordine:

• Plan temporal (faze, activități, milestone-uri),
• Estimarea efortului pentru fiecare activitate,
• Planul de resurse (responsabili, încărcare/resursă),
• Bugetul sau planul de cheltuieli (costuri cu resurse interne, externe, achiziții, investiții), eventual un prim cash-flow.

Odată ce asupra acestor elemente au consimțit toți decidenții importanți, putem afirma că proiectul nostru a primit o primă definiție – putem “pune sub cheie” primul baseline al proiectului care va sta la baza contractului. Acesta va include persoanele implicate, obiectivele și beneficiile acestora, tacticile de comunicare, măsurile de prevenire a riscurilor, cerințele si aptitudinile necesare implementării lor și planul de proiect cu toate aspectele sale. Aceste elemente au o interdependență atât de mare, incât omiterea unuia dintre ele va scădea automat calitatea celorlalte. Importanța capitală a primului baseline (agreat!) al proiectului constă în faptul că permite catalogarea cerințelor sau schimbărilor ulterioare în proiect ca Change Request, care poate fi bugetat separat și constituie o extindere a contractului inițial. O tactică destul de răspândită printre firmele de consultanță constă tocmai în oferirea inițială a unui preț mic, prin includerea conștientă de cerințe incomplete în primul baseline și creșterea veniturilor prin Change Request-uri în decursul proiectului – după modelul păgubos al subînțelesului neformulat explicit: meșterul care-ți spune că n-a fost vorba de la început să-ți facă și ușă la cameră.

Asupra fiecărui element vom reveni cu template-uri și best practices. Ca de obicei, îndemnul de a descrie experiențele personale pe tema abordată!