În urma unei întâlniri de lucru ar trebui să rezulte:
– decizii,
– sarcini,
– responsabili și termene limită,
– informații clare, succint formulate.
-
-
Title: Protocol-v2 (0 click)
Caption: Protocol-v2
Filename: protocol-v2.doc
Size: 51 KB
În caz contrar, respectiva întâlnire reprezintă timp pierdut. Dacă ne imaginăm un Project Meeting de două ore, la care iau parte 5 membri ai echipei de proiect, rezultă un consum de 1,25 man-day (MD). Un alt argument al protocolării întâlnirilor este necesitatea rezumării și redactării compromisului obținut, fie că este vorba de sarcini, decizii sau informații importante. În orice act de Management, rezumarea cât mai precisă și concisă a informației este esențială. Altfel, evident fiecare înțelege diferit, sau parțial, sau corespunzător propriilor interese. În cazul task-urilor este, evident importantă alocarea responsabilului și stabilirea unui termen limită (dead-line).
Pentru păstrarea întregului istoric al întâlnirilor repetitive (Jour Fixe) se recomandă alocarea unui număr de ordine nou pentru fiecare punct nou din protocol, chiar dacă un număr de ordine mai mic a devenit disponibil prin ștergerea informației corespunzătoare. Un rând odată redactat, nu se mai modifică. Dacă informația conținută se modifică într-o întâlnire ulterioară, se recomandă creearea unui nou rând și ștergerea celui vechi. Astfel, infomrația corespunzătoare unui anumit număr de ordine, va rămâne mereu nealterată și va putea fi regăsită în arhiva protocoalelor unui întâlniri repetitive.
În concluzie: Protocolul întâlnirilor este un instrument esențial de management care permite:
– Redactarea precisă a informațiilor și deciziilor.
– Management-ul sarcinilor.
Un document de genul acesta e foarte util, as merge chiar pana la a afirma ca e foarte greu sa ai o sedinta de proiect eficienta fara a utiliza o unealta de acest gen.
Eu am utilizat de-a lungul timpului un document foarte asemanator, intitulat “Action items list”. Pe langa coloanele prezente in documentul tau, aveam si:
– data alocarii/data start – data la care s-a alocat task-ul
– prioritate – cu niveluri de prioritate predefinite, d. ex. High, Normal, Low
– Observatii/Note – camp de tip “free text”
Pentru a face documentul mai accesibil tuturor stakeholderilor, am adaugat si un “cod al culorilor”, adica in functie de statusul problemei, textul avea o alta culoare, d.ex. verde pt. completed, rosu pentru New/High priority, albastru pentru Pending/OnHold, etc.
Posted by Razvan | September 2, 2010, 2:05 pmAșa e Răzvan, o unealtă de task tracking este, nu doar foarte utilă, dar și neapărat necesară unui PM sau Team Leader. Voi publica cât de curând un astfel de template. Sau, poți s-o faci tu, ce zici?
Template-ul publicat aici e destinat mai mult întâlnirilor unde, pe lângă task-uri, termene și responsabili, protocolăm decizii sau infomrații importante. Eu obișnuiesc să centralizez toate task-urile din protocoalele întâlnirilor cu echipa, stearing committee sau diverși stakeholder-i într-un task tracking list
Posted by Ciprian Cioiulescu | September 5, 2010, 2:46 pm