Delegarea este poate cea mai importantă unealtă a Manager-ului. Regula de aur este:
Pentru orice activitate sau responsabilitate pe care o delegați, trebuie să delegați și dreptul de decizie asupra modului de îndeplinire, precum și controlul asupra resurselor necesare/implicate.
Comunicarea este pozitivă atunci când este însoţită, subliniată de energie pozitivă, de tonicitate. Pragmatismul, orientarea spre rezultat, spre soluții, atitudinea de învingător sunt toate atribute importante ale comunicării pozitive. Aceasta are darul de a mobiliza forţele creatoare, stimula disponibilitatea partenerilor pentru compromis, motiva echipa, putând de asemenea debloca multe situaţii de criză, ce apar în mai toate proiectele (printre altele criza de încredere). Ca atare ea nu trebuie să lipsească din repertoriul unui Project Manager.
Dar ce înseamnă mai exact comunicarea și atitudinea pozitivă în Management?
Din discuții, în meetinguri oficiale sau la un small-talk de cafea, citind articole de specialitate sau anunțuri pentru locuri de muncă referitoare la angajarea de Project Manageri ori alt fel de personal managerial, observ des folosirea termenului de « leadership » într-un fel sinonim cu cel de « management ». Interesant mi se pare și faptul că, doar termenul de « Manager » se regăsește integrat în limba română, reprezentând un director, o funcție de administrare, fiind însă folosit și pentru a defini un conducător, un leader. Scopul articolului de față este să facă vizibilă importanța ambelor roluri, de conducere și de management, în viața unui proiect, subliniind însă diferențele dintre ele, cu intenția declarată de a conștientiza necesitatea fiecăruia.
Una dintre caracteristicile definitorii ale unui proiect este componenta temporală finită în care acesta evoluează – un proiect începe și trebuie să se termine la puncte bine definite. Bineînțeles, există proiecte întârziate, sau există proiecte care se termină prematur, fiind întrerupte, sau există câteodată chiar proiecte care ajung să facă o aterizare spectaculoasă la punct fix, terminându-se exact la data programată. Indiferent de modul în care se ajunge la final, dacă acest final este planificat sau nu, sau dacă acest final este încununat de succes sau nu pentru PM și echipă, important pentru articolul de față este faptul că întotdeauna va exista un final al proiectului. Terminarea unui proiect este primitiv considerată ca fiind atingerea zilei în care rezultatele muncii prestate de-a lungul proiectului ajung la beneficiar – punct. De cele mai multe ori, o asemenea abordare nu este suficientă, putând deveni chiar riscantă pentru proiect – care de altfel, posibil ca formal încă să existe, nefiind încheiat!
Nu știu să existe o traducere exactă a termenului de Kick-Off Meeting în limba română, acesta putând fi doar descris ca prima întâlnire importantă destinată definirii și impulsionării proiectului. Pe scurt, participanții la Kick-Off Meeting trebuie, în urma acestuia să aibă răspunsuri la următoarele întrebări:
[table "4" not found /]
CiteÈ™te mai departe … »
ÃŽn momentul în care vorbim despre Echipe Virtuale, apare necesitatea definirii È™i folosirii spaÈ›iului virtual de proiect. Fiind pus de curând in situaÈ›ia de a coordona o mică echipă, complet virtuală – împărÈ›ită in mai multe locaÈ›ii, am pornit în căutarea unei soluÈ›ii software pentru implementarea proceselor de Project Management, soluÈ›ie necostisitoare È™i a cărei implementare si punere in funcÈ›ie să necesite un efort minim. Alte cerinÈ›e au mai fost: posibilitatea de import a fiÈ™ierelor MS Project, Resource Management È™i raportare.
Iată rezultatele căutarii și concluziile testului făcut cu 4 dintre soluțiile analizate:
Soluții premium:
– Este unul dintre cele mai răspindite servicii, folosit de multe companii cunoscute (Adidas, National Geographic, etc.) È™i are o grămadă de features interesante (aplicaÈ›ie iPhone, servicii de facturare etc.)
– Relativ scump: minim 49 USD / lună pentru un Project Space de 15 GB.
– Perioadă de probă: 30 de zile
– Concluzii: pentru cazurile în care preÈ›ul relativ mare se justifică (nu a fost cazul meu), este cea mai bună alegere.
Întotdeauna în decursul evoluției unui proiect apar și alte activități decât cele care au fost planificate și documentate prin intermediul planului de proiect. În această situație, avem practic două posibilități:
Sigur că există și alte variante pentru a gestiona aceste task-uri, însă mă voi concentra asupra celei de-a doua variante, în care decidem să păstrăm o evidență separată a task-urilor.
Pe de altă parte, fiecare manager de proiect se confruntă cu monitorizarea unor activități de detaliu ale task-urilor din plan, care însă nu s-ar preta la includerea în planul de proiect. Acestea sunt activități care trebuie însă controlate de managerul de proiect.
Metoda cea mai des întălnită în practică este utilizarea unui document de tipul Action Items List (denumit È™i Open Issues List sau Task List). Această metodă este utilă È™i pentru centralizarea, comunicarea È™i monitorizarea altor activități ale organizaÈ›iei, departamentului sau echipei, activități care nu se înscriu in cadrul vreunui proiect. CiteÈ™te mai departe … »
Toate aplicaÈ›iile de E-Mail, pe care le folosim zi de zi, oferă funcÈ›ionalitate bazală de task management, de tipul “don’t forget the milk”. Pentru centralizarea È™i urmărirea multiplelor probleme-sarcini-responsabiltăți ale unui (Project) Manager, sunt necesare însă și funcÈ›ii avansate.
Un fișier Excel, care răspunde acestor cerințe și poate fi extins și adaptat ușor, s-a dovedit a fi o unealtă, pe cât de simplă, pe-atât de utilă:
Orice întrebări sau sugestii de îmbunătățire sunt binevenite.
UPDATE: Foarte utile sunt și template-urile lui Răzvan, pentru Word, OpenOffice și Apple Pages.
În urma unei întâlniri de lucru ar trebui să rezulte:
– decizii,
– sarcini,
– responsabili È™i termene limită,
– informaÈ›ii clare, succint formulate.
la locul de intalnire, informare si confruntare al expertilor in Project Management. Gasiti aici teme actuale, solutii si unelte, verificate in practica de Project Manageri experimentati.
Comentarii recente
October 31, 2022 (12:19) Abonare prin E-Mail Mulțumesc, asta este ideea.
October 17, 2022 (9:05) Abonare prin E-Mail Situl dvs ini ofera sansa de a ma perfectiona in managementul proiectelor.
May 11, 2019 (10:36) Un Kick-Off Meeting de succes NU ARE TABELUL DEFINITORIU.. în urma acestuia să aibă răspunsuri la următoarele întrebări...
March 2, 2019 (7:34) Abonare prin E-Mail Project manager in development process
May 31, 2017 (3:17) Sensul comunicării problemelor și mania micro-management-ului Mi se pare fain articolul, l-am citit chiar acum. Mi se pare adevărată perspectiva faptului că...
December 18, 2016 (9:28) Virtual Project Manager - Top 10 soluții Salut, e grea decizia, pentru ca trebuie intai testat fiecare tool, pentru a vedea daca corespun...
December 16, 2016 (4:30) Virtual Project Manager - Top 10 soluÈ›ii Ziua bună. Mă-nvârt de ceva zile în căutarea unui soft de PM web based cu o taxare lunarÄ...
September 2, 2016 (10:49) Abonare prin E-Mail test
May 17, 2016 (12:26) Analiza SWOT Analiza SWOT ofera o radiografie a companiei la un moment dat. ... utilizata pentru intelegerea p...
November 21, 2012 (9:15) Abonare prin E-Mail future project manager
June 8, 2012 (3:23) Regulile delegării Se pare ca la managerii romani problema delegarii este deosebit de pregnanta, o problema mare fii...
May 26, 2012 (9:06) Analiza SWOT Care au fost factorii determinanţi care au condus la dezvoltarea acestei comunităţi
April 20, 2012 (1:12) Analiza SWOT Cam mica poza :)