Teoretic, obiectivul unui proiect nu trebuie să fie realizarea de profit, ci încadrarea în buget.

În practică obținem prin proiecte profit în două moduri diametral opuse, în funcție de tipul contractului. Într-un proiect de tip time and material, obținem profitul prin prețul de vânzare al forței de muncă, prețul / man-day. În acest tip de proiect suntem interesați să prestâm căt mai multe MD, fără a fi formal responsabili de rezultatul obținut. În teorie și din punct de vedere legal, singura responsabilitate – dacă nu este specificat altfel – a membrilor echipei este să facă tot ceea ce depinde de ei, în condițiile de muncă stabilite contractual, pentru a susține clientul în îndeplinirea propriilor obiective. În cocnluzie, în cadrul contractelor time and material, obținem profit vanzând căt mai multe man-day la un preț cât mai ridicat.

În cadrul proiectelor / contractelor de tipul contract for work, sau fixed price, avem responsabilitatea livrării unui rezultat definit în timpul stabilit și folosindu-ne de bugetul pus la dispoziție. În acest caz, profitabilitatea proiectului derivă din controlul riguros al costurilor.

Următoarele practici s-au dovedit hotărâtoare pentru controlul costurilor în proiecte:

• O planificare riguroasă (vezi Legea Gazului ideal în PM și Pachetul de lucru), ținând cont nu doar de numărul de man-day, dar și de costurile resurselor alocate.
• Un Risk Management consecvent permite evitarea subevaluării costurilor proiectului.
• Project Controlling-ul permite controlul permanent al costurilor și implementarea timpurie a măsurilor de contracarare a deviațiilor bugetare.
• Practici legate de Change Management:
  • Controlul scope-ului proiectului, prin tratarea modificărilor cerințelor în cursul proiectului ca Change Requests.
  • Creșterea prețului proiectului prin Change Requests este o practică larg răspândită printre companiile de consultanță. În faza de contractare, cerințele proiectului se definesc în așa fel încât să nu acopere întregul scope al proiectului. Astfel se câțtigă licitația cu un preț subevaluat, clientul fiind obligat ulterior să înainteze numeroase Change Request-uri pentru a-și atinge obiectivele, crescând astfel prețul proiectului.
  • Definirea din faza de contractare și urmărirea îndeplinirii contribuțiilor clientului față de proiect, permit creșterea prețului proiectului prin Change Requests, în cazul în care clientul nu și-a îndeplinit aceste obligații la timp.
• Contract și Claim Management-ul permit evitarea cheltuielilor care pot rezulta din clauze contractuale insuficient luate în considerare în scope-ul proiectului.

Aceste practici reprezintă în același timp și un overhead pentru proiect. Este însă important ca Top Management-ul să înțeleagă necesitatea acestuia pentru asigurarea consecventă a profitabilității proiectelor. Doar presiunea pusă pe Project Manageri, nu poate da rezultate pe termen lung.