PM Expert

ÃŽn momentul în care vorbim despre Echipe Virtuale, apare necesitatea definirii È™i folosirii spaÈ›iului virtual de proiect. Fiind pus de curând in situaÈ›ia de a coordona o mică echipă, complet virtuală – împărÈ›ită in mai multe locaÈ›ii, am pornit în căutarea unei soluÈ›ii software pentru implementarea proceselor de Project Management, soluÈ›ie necostisitoare È™i a cărei implementare si punere in funcÈ›ie să necesite un efort minim. Alte cerinÈ›e au mai fost: posibilitatea de import a fiÈ™ierelor MS Project, Resource Management È™i raportare.

Iată rezultatele căutarii și concluziile testului făcut cu 4 dintre soluțiile analizate:

Soluții premium:

Basecamp:

– Este unul dintre cele mai răspindite servicii, folosit de multe companii cunoscute (Adidas, National Geographic, etc.) È™i are o grămadă de features interesante (aplicaÈ›ie iPhone, servicii de facturare etc.)
– Relativ scump: minim 49 USD / lună pentru un Project Space de 15 GB.
– Perioadă de probă: 30 de zile
– Concluzii: pentru cazurile în care preÈ›ul relativ mare se justifică (nu a fost cazul meu), este cea mai bună alegere.

CiteÈ™te mai departe … »

Introducere

Întotdeauna în decursul evoluției unui proiect apar și alte activități decât cele care au fost planificate și documentate prin intermediul planului de proiect. În această situație, avem practic două posibilități:

• includem task-urile noi în plan, urmând procedura de change management aplicabilă în cazul proiectului, sau
• păstrăm o evidență separată a acestor task-uri

Sigur că există și alte variante pentru a gestiona aceste task-uri, însă mă voi concentra asupra celei de-a doua variante, în care decidem să păstrăm o evidență separată a task-urilor.
Pe de altă parte, fiecare manager de proiect se confruntă cu monitorizarea unor activități de detaliu ale task-urilor din plan, care însă nu s-ar preta la includerea în planul de proiect. Acestea sunt activități care trebuie însă controlate de managerul de proiect.

Action Items List sau lista de acțiuni

Metoda cea mai des întălnită în practică este utilizarea unui document de tipul Action Items List (denumit È™i  Open Issues List sau Task List). Această metodă este utilă È™i pentru centralizarea, comunicarea È™i monitorizarea altor activități ale organizaÈ›iei, departamentului sau echipei, activități care nu se înscriu in cadrul vreunui proiect. CiteÈ™te mai departe … »

Toate aplicaÈ›iile de E-Mail, pe care le folosim zi de zi, oferă funcÈ›ionalitate bazală de task management, de tipul “don’t forget the milk”. Pentru centralizarea È™i urmărirea multiplelor probleme-sarcini-responsabiltăți ale unui (Project) Manager, sunt necesare însă și funcÈ›ii avansate.

Un fișier Excel, care răspunde acestor cerințe și poate fi extins și adaptat ușor, s-a dovedit a fi o unealtă, pe cât de simplă, pe-atât de utilă:

Orice întrebări sau sugestii de îmbunătățire sunt binevenite.

UPDATE: Foarte utile sunt și template-urile lui Răzvan, pentru Word, OpenOffice și Apple Pages.

În urma unei întâlniri de lucru ar trebui să rezulte:
– decizii,
– sarcini,
– responsabili È™i termene limită,
– informaÈ›ii clare, succint formulate.

CiteÈ™te mai departe … »