// articol...

Comunicare

Managementul cantității

Nu, nu este o confuzie de termeni, vorbim despre managementul cantității informațiilor și cerințelor cu care suntem confruntați zilnic într-o poziție de Management. În principiu această cantitate se măsoară în numărul zilnic de:

  • Intâlniri,
  • E-Mail-uri și alte mesaje electronice sau scrise,
  • Telefoane.

Știm cu toții că în anumite faze afluxul acestora asupra noastră devine insuportabil, transformându-ne în alergători de la o convorbire la cealaltă, într-o permanentă stare de alertă, susținută prin descărcări crescute de adrenalină și încheiată de stări de epuizare. Dacă aceste perioade de încărcare maximă nu pot fi evitate complet, trebuie avut măcar în vedere ca durata lor să fie menținută la un minim.

Din păcate am întâlnit destul de mulți Manageri care acceptă o astfel de situație ca fiind normală, se supun de bună voie unui stres foarte crescut, pe o perioadă lungă de timp, ajungând în unele cazuri chiar la o stare asemănătoare cu dependența. Urmările acestui tip de comportament  cred că ne sunt clare tuturor: irascibilitate, lipsă de concentrare, scădere a obiectivității, a consecvenței, într-un cuvânt, scăderea capacității de decizie, anume exact facultatea de care respectivele persoane au cea mai mare nevoie.

Pentru a putea controla afluxul de informații și cerințe, trebuie mai întâi să răspundem la următoarele întrebări:

  • Pentru ce au nevoie colaboratorii mei nevoie de mine? (conținut)
  • Cum își manifestă ei nevoile față de mine? (formă)

Conținutul depinde în principal de modul cum delegăm sarcini și responsabilități. Forma depinde de modul cum reglementăm comunicarea. Ambele aspecte stau într-o mare măsură în mâna noastră.

Dacă, spre exemplu,respectăm regulile delegării, nevoia de comunicare pentru îndepilinirea activităţilor delegate scade, în caz contrar vom avea posibil o intensificare a comunicării. În mod analog, dacă subalternilor le definim obiective clare, criterii de succes, măsurabile, adică vom folosi Management by Objectives, vom obţine un gard ridicat de independenţă a activităţilor fiecăruia, iar comunicarea va fi mai eficientă şi pragmatică. Folosind metodele enumerate vom evita sau reduce în mare măsură, comunicarea necontrolată, în care fiecare are nevoie de input0ul superiorului său la fiecare pas, generând astfel o comunicare necontrolabilă.

De asemenea forma comunicării este foarte importantă. Aici, Manager-ul îşi educă membrii echipei. Există căteva reguli scrise sau nescrise care ajută la reducerea gradului de dezordine în comunicare:

  • Cu cât urcăm pe scara ierarhică, mesajele trebuiesc să fie mai concise, altfel riscă să nu fie citite. Trebuie să explicăm colegilor noştri nevoia noastră de concizie în comunicare şi cum se reduce mesajul de transmis la esenţial,
  • Când cerem o decizie din partea unui superior, trebuie să învăţăm să oferim toate elementele de care depinde respectiva decizie, să facem recomandări şi eventual să oferim variante, evidenţiind urmările şi riscurile fiecărei variante,
  • Dacă răspundem la întrebări, trebuie să avem grijă să răspundem astfel încât răspunsurile noastre să nu genereze alte întrebări, pe cât posibil,
  • Dacă cerem un răspuns, rezultat, acțiune, trebuie să numim și un termen limită pentru primirea reyltatului cerut.

În principiu, dacă în comunicarea noastră cu ceilalți facem exercițiul mental de a ne întreba ce are interlocutorul nostru nevoie pentru a putea duce la bun sfărșit acțiunea în discuție și îi oferim într-un mod cât mai exact aceste elemente și avem în același timp grijă să nu-i oferim informații de care nu are nevoie, vom obține o comunicare eficientă, organizată, care ne va ajuta să managerizăm activități și echipe cu o mare complexitate.

În concluzie, pentru a organiza pe alții, trebuie în primul rând să ne organizăm pe noi înșine.

Discussion

No comments yet.

Post a comment

%d bloggers like this: