// articol...

Downloads

Action Items: Cum urmărim activitățile suplimentare?

Introducere

Întotdeauna în decursul evoluției unui proiect apar și alte activități decât cele care au fost planificate și documentate prin intermediul planului de proiect. În această situație, avem practic două posibilități:

  • includem task-urile noi în plan, urmând procedura de change management aplicabilă în cazul proiectului, sau
  • păstrăm o evidență separată a acestor task-uri

Sigur că există și alte variante pentru a gestiona aceste task-uri, însă mă voi concentra asupra celei de-a doua variante, în care decidem să păstrăm o evidență separată a task-urilor.
Pe de altă parte, fiecare manager de proiect se confruntă cu monitorizarea unor activități de detaliu ale task-urilor din plan, care însă nu s-ar preta la includerea în planul de proiect. Acestea sunt activități care trebuie însă controlate de managerul de proiect.

Template - Action Items
Title: Template - Action Items (0 click)
Caption: Template - Action Items
Filename: template-action-items.zip
Size: 117 KB

Action Items List sau lista de acțiuni

Metoda cea mai des întălnită în practică este utilizarea unui document de tipul Action Items List (denumit și  Open Issues List sau Task List). Această metodă este utilă și pentru centralizarea, comunicarea și monitorizarea altor activități ale organizației, departamentului sau echipei, activități care nu se înscriu in cadrul vreunui proiect.

O listă de acțiuni poate fi regăsită în practică în mai multe forme, fie că este implementată utilizând o bază de date, o aplicație de calcul tabelar sau un document text. In mod uzual, o activitate monitorizată prin intermediul unei astfel de unelte, conține un ID, data când a fost identificată sau înregistrată, cine răspunde de realizarea acestei activități, titlul sau descrierea acțiunii, statusul curent și alte observații sau note. Ca atare, orice tehnologie folosiți pentru a controla activitățile suplimentare, ar trebui să luați în considerare includerea următoarelor câmpuri:

  • Task ID – un identificator în general numeric al activității. Trebuie să fie unic. De exemplu, ați putea utiliza data la care a fost creat task-ul, urmată de un număr secvențial care asigură unicitatea înregistrării, după cum urmează: 2010092003 identifică un task înregistrat în listă pe 20 septembrie 2010, fiind al treilea task inregistrat.
  • Description – descrierea, sau titlul activității. Aplicați aceleași reguli ca în cazul denumirii activităților din planul de proiect (nu uitați să utilizați verbe care descriu o acțiune!).
  • Owner – numele persoanei (nu grupului!) căreia i-a fost asignat task-ul. Pentru a utiliza mai bine spațiul disponibil în tabel, puteți să utilizați inițiale.
  • Priority – prioritatea task-ului, în general sunt suficiente trei niveluri: Low – Medium – High
  • Open Date – data la care a fost inregistrată activitatea în listă
  • Due Date – data la care este planificată soluționarea problemei sau încheierea activității
  • Closed Date – câmp opțional, permite o monitorizare mai detaliată a evoluției taskurilor.
  • Status – starea curentă a task-ului. În majoritatea cazurilor, sunt suficiente următoarele valori pentru acest câmp: Working, New, Completed/Closed, Pending/On hold.
  • Notes – câmp pentru detalii suplimentare, utilizat pentru a captura mai multe detalii despre task, de exemplu la schimbarea statusului, sau pentru statusul  Pending/On hold.

Cum o utilizăm?

Lista de acțiuni este de obicei creată de managerul de proiect. Acesta este responsabil cu păstrarea informațiilor updatate în cadrul listei. De asemenea, PM-ul va comunica lista către toate grupurile de interes și va gestiona procesul de comunicare.
Înregistrările din cadrul listei, acțiunile sunt create și updatate ca urmare a discuției cu diversele grupuri de interese din cadrul proiectului, în cadrul unei ședințe formale. Uzual, lista de activități este updatată în cadrul ședințelor de proiect, împreună cu echipa. Chiar dacă pot apărea și alte task-uri în listă în perioada dintre două ședințe de proiect, este util ca aceste modificări să fie discutate și în cadrul ședinței de proiect. Orice acțiune suplimentară planului, identificată în cadrul acestei ședințe, trebuie documentată utilizând lista de acțiuni a proiectului.
Atunci când este creat, un task nou are statusul New. Astfel, cei care vor parcurge lista, vor putea identifica ușor noile înregistrări. Pentru a asigura aceeași vizibilitate, task-urile finalizate sau închise ar trebui să fie marcate cu statusul Completed/Closed, urmând ca această înregistrare să fie eliminată din listă deabia după cel puțin încă o raportare. Astfel, un task închis va fi marcat cu statusul  Completed/Closed în cadrul ședinței de proiect de săptămâna aceasta, va apărea în cadrul listei care va fi trimisă de PM după finalizarea ședinței și va putea fi eliminat din listă deabia începând cu următorul update al listei, după următoarea ședință de proiect. Nu este recomandabil să re-atribuiți însă task ID-ul activității încheiate unei noi activități, pentru a nu crea confuzii, atât în raportare și comunicarea asociată proiectului, cât și în evidențele pe care le țineți, în calitate de PM.
Culorile utilizate în cadrul raportului ajută la o identificare mai ușoară a informațiilor. Ca variantă, ați putea utiliza culori doar pentru coloana de Status.

Concluzii

Utilizarea unei liste de acțiuni este foarte utilă, atât pe parcursul derulării proiectului, dar mai ales în fazele inițiale ale proiectului, când planul de proiect nu există încă, sau este doar unul foarte generic. În decursul timpului, am utilizat diverse variante ale action items/open issues list și pentru a controla și comunica evoluția altor activități, nu neapărat legate de un proiect anume. Această unealtă este foarte utilă atunci când este utilizată consecvent.
Atașat acestui articol puteți găsi o variantă de Action Items List, implementată utilizând un editor de text. În arhivă veți găsi variantele Microsoft Word, Open Office și Apple Pages ale documentului.
V-am arătat o modalitate de a utiliza un astfel de document, acum puteți să vă creați propriul document pornind de la exemplul furnizat și să vă creați propriile reguli de utilizare. Nu uitați să le comunicați și echipei.

Aici puteți găsi o variantă a listei de acțiuni, similară cu cea prezentată, implementată utilizând Micorsoft Excel.

Discussion

7 Responses to “Action Items: Cum urmărim activitățile suplimentare?”

  1. Foarte utile template-urile, mai ales fiind si pentru OpenOffice si Mac.

    As adauga doar faptul ca, Action List-ul, in cazul in care conduci mai multe proiecte / unit-uri, este un tool mai mult legat de persoana (Manager, Program- sau Multiproject Manager, etc.) decat de un singur proiect.

    In acest caz, fiecare proiect ar trebui sa aiba un Action-List propriu, iar Manager-ul un centralizator sau, pentru a evita munca de copiere dintr-un fisier in altul, as opta pentru mai multe instante, filtrate corespunzator ale unui Action List central.

    Posted by Ciprian Cioiulescu | October 1, 2010, 11:17 am
  2. Intr-adevar utilizarea unei liste centralizate de actiuni este foarte utila.
    Pentru a avea o privire de ansamblu, ca un fel de tablou de bord asupra statusului proiectului la un moment dat, eu utilizez de regula un tabel ce cuprinde pe langa actiuni si lista problemelor identificate in proiect. De fapt consider o inregistrare in acest tabel ca un element care poate avea unul din cele doua tipuri – selectabile in cadrul tabelului: “actiune” sau “problema”
    De asemenea, in tabelul respectiv se introduc datele aferente tuturor proiectelor din companie, astfel managementul avand o privire de ansamblu. Fiecare PM isi poate selecta doar proiectele sale, astfel evitandu-se dublarea efortului de introducere a datelor.
    Lista se actualizeaza de PM dupa fiecare intalnire de management de proiect, iar evolutia actiunilor si problemelor este urmarita in permanenta. La fiecare intalnire de project management se reiau item-urile anterioare care nu au fost inchise.
    Cred ca template-urile in Excel sunt cele mai utile si usor de utilizat.
    Evident, in paralel cu acest template se mai utilizeaza si template-uri de planificare a procurarii etc.

    Posted by Bogdan Maxim | October 16, 2010, 9:09 pm
  3. @BOGDAN, si mie mi se pare utila o lista de probleme/actiuni, centralizatoare pentru intreg portofoliul. Cred ca template-ul propus in articolul

    http://pm-ops.com/2010/09/task-management-tool/

    poate servi acestui scop. Uita-te te rog peste el si transmite-mi eventuale propuneri de imbunatatire, sau chiar template-ul tau.

    Posted by Ciprian Cioiulescu | October 19, 2010, 4:28 pm
  4. E ca-n viata, una te astepti si alta te trezesti sa trebuie sa rezolvi. E de inteles
    Nu vreau sa fiu pe langa subiect, gasesc foarte util instumentul asta, dar ma tem sa nu inlocuiasca cu timpu planul proiectului mai ales al timpilor alocati fiecarui task.
    Sti ca si PM e mai usor sa faci o listutza cu problemele care trebuie rezolvate de X sau Y (vezi Owner) sa-l scoti la careu la jour-fix-ul saptamanal, si ala saracu sa se dea de ceasu mortii ca nu mai face fata si cu taskul asta, care din cauza “listutei” nu are asignat si un timp necesar rezolvarii in Planul de proiect.
    Na .. ma gandesc si eu ca poate d-aia se ajunge la suprasolicitarea membrilor team-ului.

    Posted by Rodica | October 27, 2010, 4:49 pm
  5. @Rodica: Ai dreptate, exista un risc practic de a avea un alt plan decat planul oficial al proiectului. Insa aici intervine maiestria PM-ului in a gestiona proiectul. In majoritatea cazurilor, pe proiecte apar si alte activitati, suplimentare celor prevazute in plan, pentru care nu se justifica insa o modificare a planului (aceste activitati fiind reduse, prin comparatie cu restul activitatiilor de pe proiect). Aici intervine aceasta unealta. Pentru ca nu trebuie sa uitam ca “what gets measured, gets done”.

    In acelasi timp, aceasta unealta isi poate gasi o utilitate practica la planificarea unor mini-proiecte, sau in faza initiala a unui proiect, atunci cand nu exista inca un plan de proiect.

    Posted by Răzvan Opriș | November 2, 2010, 7:33 pm
  6. Superb blog post, I have book marked this internet site so ideally I’ll see much more on this subject in the foreseeable future!

    Posted by mikerosss | May 23, 2011, 3:39 pm

Trackbacks/Pingbacks

  1. […] Foarte utile sunt și template-urile lui Răzvan, pentru Word, OpenOffice și Apple […]

Post a comment

%d bloggers like this: