PM Expert

Action Items: Cum urmărim activitățile suplimentare?

Introducere

Întotdeauna în decursul evoluției unui proiect apar și alte activități decât cele care au fost planificate și documentate prin intermediul planului de proiect. În această situație, avem practic două posibilități:

• includem task-urile noi în plan, urmând procedura de change management aplicabilă în cazul proiectului, sau
• păstrăm o evidență separată a acestor task-uri

Sigur că există și alte variante pentru a gestiona aceste task-uri, însă mă voi concentra asupra celei de-a doua variante, în care decidem să păstrăm o evidență separată a task-urilor.
Pe de altă parte, fiecare manager de proiect se confruntă cu monitorizarea unor activități de detaliu ale task-urilor din plan, care însă nu s-ar preta la includerea în planul de proiect. Acestea sunt activități care trebuie însă controlate de managerul de proiect.

Action Items List sau lista de acțiuni

Metoda cea mai des întălnită în practică este utilizarea unui document de tipul Action Items List (denumit și  Open Issues List sau Task List). Această metodă este utilă și pentru centralizarea, comunicarea și monitorizarea altor activități ale organizației, departamentului sau echipei, activități care nu se înscriu in cadrul vreunui proiect. (more…)

Project Management profitabil

Teoretic, obiectivul unui proiect nu trebuie să fie realizarea de profit, ci încadrarea în buget.

În practică obținem prin proiecte profit în două moduri diametral opuse, în funcție de tipul contractului. Într-un proiect de tip time and material, obținem profitul prin prețul de vânzare al forței de muncă, prețul / man-day. În acest tip de proiect suntem interesați să prestâm căt mai multe MD, fără a fi formal responsabili de rezultatul obținut. În teorie și din punct de vedere legal, singura responsabilitate – dacă nu este specificat altfel – a membrilor echipei este să facă tot ceea ce depinde de ei, în condițiile de muncă stabilite contractual, pentru a susține clientul în îndeplinirea propriilor obiective. În cocnluzie, în cadrul contractelor time and material, obținem profit vanzând căt mai multe man-day la un preț cât mai ridicat.

În cadrul proiectelor / contractelor de tipul contract for work, sau fixed price, avem responsabilitatea livrării unui rezultat definit în timpul stabilit și folosindu-ne de bugetul pus la dispoziție. În acest caz, profitabilitatea proiectului derivă din controlul riguros al costurilor.

Următoarele practici s-au dovedit hotărâtoare pentru controlul costurilor în proiecte: (more…)

Gradul de realizare și urmărirea costurilor

În proiectele de dezvoltare sau organizaționale, ca și în proiectele de cercetare, determinarea gradului de realizare sau de îndeplinire este problematică, fiindcă nu putem determina în mod direct dacă rezultatele obținute în proiect până la un moment dat corespund cu planificarea. În cadrul proiectelor de investiții, gradul de realizare este mai palpabil (ex. numar de etaje construite / numar total planificat).

Din acest motiv, toate metodele de determinare a gradului de realzare în tipul de proiecte enumerate, sunt indirecte, deductive. Dintre acestea, cea mai simplă, răspândită, mai ales în proiectele de dezvoltare software este metoda monitorizării costurilor actuale și estimării costurilor totale la finalizare. Formula de bază este:

EAC = AC + ETC

AC = suma cheltuielilor până în prezent.
ETC = Estimarea costurilor necesare pentru finalizare.
EAC = Estimarea costurile la finalul proiectului.

(more…)

Task Management Tool

Toate aplicațiile de E-Mail, pe care le folosim zi de zi, oferă funcționalitate bazală de task management, de tipul “don’t forget the milk”. Pentru centralizarea și urmărirea multiplelor probleme-sarcini-responsabiltăți ale unui (Project) Manager, sunt necesare însă și funcții avansate.

Un fișier Excel, care răspunde acestor cerințe și poate fi extins și adaptat ușor, s-a dovedit a fi o unealtă, pe cât de simplă, pe-atât de utilă:

Orice întrebări sau sugestii de îmbunătățire sunt binevenite.

UPDATE: Foarte utile sunt și template-urile lui Răzvan, pentru Word, OpenOffice și Apple Pages.

Stiluri de conducere

Stilul de conducere – sau mai corect spus stilul de a conduce – este în mare parte un proces inconștient și depinde de personalitatea manager-ului. Prin însușirea de către manager și alternarea în funcție de situație a diferitelor stiluri, se poate crește considerabil eficiența și coeziunea echipei, mai ales în situații critice. Doar având un “repertoriu” complet de stiluri și acționând situativ putem obține un act managerial pragmatic și găsi răspunsul potrivit în situații dificile.

În teorie regăsim următoarele stiluri de conducere

• autoritar,
• cooperativ,
• laissez-faire,
• adaptativ sau situativ.

(more…)