PM Expert

Ultimele articole

Calitatea – ce e È™i cum se ajunge la ea

Parte din caracteristica definitorie a unui proiect este faptul că întotdeauna se termină, È™i se termină având un rezultat – un produs, un serviciu, ceva. Calitatea acestui rezultat este extrem de importantă deoarece, dacă exigenÈ›ele de calitate propuse sau impuse nu sunt indeplinite, s-ar putea ca tot efortul depus pe parcursul proiectului să fi fost în van. O definiÈ›ie simplă a calității ar fi “nivelul la care cerinÈ›ele proiectului se regăsesc în rezultat”. O convingere, care se intâlneÈ™te des, este aceea că, managementul calității s-ar reduce la verificarea finală a rezultatelor – dacă acestea sunt satisfăcătoare, foarte bine, dacă nu – se reface sau repară. ÃŽntrebarea esenÈ›ială este următoarea: ce e mai eficient, să previi apariÈ›ia unui defect, sau să îl repari? ÃŽn multe cazuri, prevenÈ›ia ar fi de preferat, dar în fapt combinaÈ›ia celor două metode este ideală. Prin această combinare se reuÈ™eÈ™te îmbunătățirea È™i perfecÈ›ionarea procesului de execuÈ›ie al proiectului însuÈ™i – È™i implicit al rezultatului, incluzând identificarea defectelor È™i, în cazul ideal, a cauzelor acelor defecte. Managementul calității este o activitate care insoÈ›eÈ™te parcursul proiectului, pe toată durata lui.

Practica recomandată este destul de simplă în teorie, activitățile necesare împărțindu-se in trei mari categorii:

CiteÈ™te mai departe … »

Controlând incertitudinea – managementul riscului

Proiectele sunt de cele mai multe ori legate de o oportunitate, cum ar fi lansarea unui produs nou și inovator sau construcția unei clădiri. Însă aceleași oportunități care justifică un proiect favorizează și apariția riscurilor. Riscurile sunt inevitabile și diferă de la proiect la proiect.

Incertitudinea este prezentă în toate proiectele, astfel încât se poate afirma că munca managerului de proiect are în esență un singur scop: controlul riscurilor. Unele activități ale PM-ului sunt menite să reducă riscul abaterilor de la planificarea inițială, în timp ce altele sunt menite să acționeze asupra proceselor pentru a asigura calitatea rezultatului proiectului și a minimiza decalajele de calitate. Iar alte activități se adresează controlului costurilor și utilizării resurselor, pentru a preîntâmpina problemele bugetare.

CiteÈ™te mai departe … »

Management Summary

Cu cât este mai înalt nivelul unui Manager și mai complexă activitatea sau departamentul de care răspunde, cu atât nevoia de condensare și reducere la esențial a informației de prelucrat este mai mare. Pe de altă parte, un Manager trebuie să fie confruntat doar cu informația privitoare la problemele care nu pot fi rezolvate exclusiv de subalternii săi.

Principiul conciziei, capacitatea de a separa esențialul de irelevant și de a-l exprima în mod precis, este o trăsătură esențială oricărui Manager sau Project Manager. Fără această reducere a complexului la esențial, luarea deciziilor în cadrul proiectelor complexe ar fi imposibilă. Din acest motiv, în practica raportării este foarte răspândit rezumatul pentru Management, sau Management Summary, und document de maxim 2-3 pagini, care rezumă informațiile esențiale dintr-un raport mai lung. În cazul proiectelor mai puțin complexe, acesta înlocuiește raportul de statut.

Vă prezint un template de Management Summary și în același timp de Status Report pentru proiecte de complexitate mică sau medie. Însuși exercițiul de completare periodică a unui astfel de raport condensat, este foarte util organizării informației în proiect.

Prima regulă a rapoartelor întocmite cu acest template: 
să nu depășească o pagină.

Instrucțiunile de completare sunt incluse în document; orice întrebare este binevenită.

ÃŽnlocuirea Project Manager-ului

Înlocuirea Managerului de Proiect este mereu o operațiune delicată și riscantă. De ce?

• PM-ul care este înlocuit a organizat deja proiectul, rolurile, relaÈ›iile interumane, ritmul de lucru, atitudinea față de client È™i cerinÈ›ele acestuia, conform cu personalitatea È™i competenÈ›ele sale. S-a creat deja un fel de micro-cultură organizaÈ›ională în proiect. Noul PM are două opÈ›iuni:
  1. să păstreze cultura creată de predecesorul său, caz în care îi va fi foarte greu să-și păstreze credibilitatea și să-și exercite autoritatea în echipă, fiind nevoit să preia un rol care, foarte probabil nu i se potrivește.
  2. să remodeleze cultura proiectului, caz în care va avea de a face cu o serioasă rezistență, a cărei învingere va costa timp, pe care adesea nu-l are la dispoziție.
• ÃŽn momentul preluării proiectului, aproape toÈ›i membrii echipei vor cunoaÈ™te mai bine “materia” proiectului decât el, astfel încât noul PM se va regăsi un timp în poziÈ›ia de invățăcel, neputând avea încă o autoritate profesională în proiect.
• Problema credibilității È™i a autorității profesionale È™i personale se pune, nu doar în relaÈ›ia PM-echipă, ci È™i vizavi de celelalte categorii de stakeholder-i ai proiectului (client, steering committee, furnizori, etc.).
• Noul PM trebuie să-È™i câștige încrederea partenerilor È™i a echipei pornind de la zero, indiferent de cât de multă sau puÈ›ină încredere s-a bucurat predecesorul său.

CiteÈ™te mai departe … »

Action Items: Cum urmărim activitățile suplimentare?

Introducere

Întotdeauna în decursul evoluției unui proiect apar și alte activități decât cele care au fost planificate și documentate prin intermediul planului de proiect. În această situație, avem practic două posibilități:

• includem task-urile noi în plan, urmând procedura de change management aplicabilă în cazul proiectului, sau
• păstrăm o evidență separată a acestor task-uri

Sigur că există și alte variante pentru a gestiona aceste task-uri, însă mă voi concentra asupra celei de-a doua variante, în care decidem să păstrăm o evidență separată a task-urilor.
Pe de altă parte, fiecare manager de proiect se confruntă cu monitorizarea unor activități de detaliu ale task-urilor din plan, care însă nu s-ar preta la includerea în planul de proiect. Acestea sunt activități care trebuie însă controlate de managerul de proiect.

Action Items List sau lista de acțiuni

Metoda cea mai des întălnită în practică este utilizarea unui document de tipul Action Items List (denumit È™i  Open Issues List sau Task List). Această metodă este utilă È™i pentru centralizarea, comunicarea È™i monitorizarea altor activități ale organizaÈ›iei, departamentului sau echipei, activități care nu se înscriu in cadrul vreunui proiect. CiteÈ™te mai departe … »

Featured Posts

Noțiuni

• ÃŽn proiecte, ca È™i în viață, primul pas în dezamorsarea unui conflict interpersonal este … privitul în propria ogradă. Atât! #
• Initializarea proiectului este faza care începe odată cu enunÈ›ul ideeii care stă la baza proiectului È™i se termină în momentul în care există primul configuration-baseline. #