Parte din caracteristica definitorie a unui proiect este faptul că întotdeauna se termină, È™i se termină având un rezultat – un produs, un serviciu, ceva. Calitatea acestui rezultat este extrem de importantă deoarece, dacă exigenÈ›ele de calitate propuse sau impuse nu sunt indeplinite, s-ar putea ca tot efortul depus pe parcursul proiectului să fi fost în van. O definiÈ›ie simplă a calității ar fi “nivelul la care cerinÈ›ele proiectului se regăsesc în rezultat”. O convingere, care se intâlneÈ™te des, este aceea că, managementul calității s-ar reduce la verificarea finală a rezultatelor – dacă acestea sunt satisfăcătoare, foarte bine, dacă nu – se reface sau repară. ÃŽntrebarea esenÈ›ială este următoarea: ce e mai eficient, să previi apariÈ›ia unui defect, sau să îl repari? ÃŽn multe cazuri, prevenÈ›ia ar fi de preferat, dar în fapt combinaÈ›ia celor două metode este ideală. Prin această combinare se reuÈ™eÈ™te îmbunătățirea È™i perfecÈ›ionarea procesului de execuÈ›ie al proiectului însuÈ™i – È™i implicit al rezultatului, incluzând identificarea defectelor È™i, în cazul ideal, a cauzelor acelor defecte. Managementul calității este o activitate care insoÈ›eÈ™te parcursul proiectului, pe toată durata lui.
Practica recomandată este destul de simplă în teorie, activitățile necesare împărțindu-se in trei mari categorii:
Proiectele sunt de cele mai multe ori legate de o oportunitate, cum ar fi lansarea unui produs nou și inovator sau construcția unei clădiri. Însă aceleași oportunități care justifică un proiect favorizează și apariția riscurilor. Riscurile sunt inevitabile și diferă de la proiect la proiect.
Incertitudinea este prezentă în toate proiectele, astfel încât se poate afirma că munca managerului de proiect are în esență un singur scop: controlul riscurilor. Unele activități ale PM-ului sunt menite să reducă riscul abaterilor de la planificarea inițială, în timp ce altele sunt menite să acționeze asupra proceselor pentru a asigura calitatea rezultatului proiectului și a minimiza decalajele de calitate. Iar alte activități se adresează controlului costurilor și utilizării resurselor, pentru a preîntâmpina problemele bugetare.
Cu cât este mai înalt nivelul unui Manager și mai complexă activitatea sau departamentul de care răspunde, cu atât nevoia de condensare și reducere la esențial a informației de prelucrat este mai mare. Pe de altă parte, un Manager trebuie să fie confruntat doar cu informația privitoare la problemele care nu pot fi rezolvate exclusiv de subalternii săi.
Principiul conciziei, capacitatea de a separa esențialul de irelevant și de a-l exprima în mod precis, este o trăsătură esențială oricărui Manager sau Project Manager. Fără această reducere a complexului la esențial, luarea deciziilor în cadrul proiectelor complexe ar fi imposibilă. Din acest motiv, în practica raportării este foarte răspândit rezumatul pentru Management, sau Management Summary, und document de maxim 2-3 pagini, care rezumă informațiile esențiale dintr-un raport mai lung. În cazul proiectelor mai puțin complexe, acesta înlocuiește raportul de statut.
Vă prezint un template de Management Summary și în același timp de Status Report pentru proiecte de complexitate mică sau medie. Însuși exercițiul de completare periodică a unui astfel de raport condensat, este foarte util organizării informației în proiect.
Prima regulă a rapoartelor întocmite cu acest template: să nu depășească o pagină.
Instrucțiunile de completare sunt incluse în document; orice întrebare este binevenită.
Înlocuirea Managerului de Proiect este mereu o operațiune delicată și riscantă. De ce?
Întotdeauna în decursul evoluției unui proiect apar și alte activități decât cele care au fost planificate și documentate prin intermediul planului de proiect. În această situație, avem practic două posibilități:
Sigur că există și alte variante pentru a gestiona aceste task-uri, însă mă voi concentra asupra celei de-a doua variante, în care decidem să păstrăm o evidență separată a task-urilor.
Pe de altă parte, fiecare manager de proiect se confruntă cu monitorizarea unor activități de detaliu ale task-urilor din plan, care însă nu s-ar preta la includerea în planul de proiect. Acestea sunt activități care trebuie însă controlate de managerul de proiect.
Metoda cea mai des întălnită în practică este utilizarea unui document de tipul Action Items List (denumit È™i Open Issues List sau Task List). Această metodă este utilă È™i pentru centralizarea, comunicarea È™i monitorizarea altor activități ale organizaÈ›iei, departamentului sau echipei, activități care nu se înscriu in cadrul vreunui proiect. CiteÈ™te mai departe … »
ÃŽn momentul în care vorbim despre Echipe Virtuale, apare necesitatea definirii È™i folosirii spaÈ›iului virtual de proiect. Fiind pus de curând in situaÈ›ia de a coordona o mică echipă, complet virtuală – împărÈ›ită in mai multe locaÈ›ii, am pornit în căutarea unei soluÈ›ii software pentru implementarea proceselor de Project Management, soluÈ›ie necostisitoare È™i a cărei implementare si punere in funcÈ›ie să necesite un efort minim. Alte cerinÈ›e au mai fost: posibilitatea de import a fiÈ™ierelor MS Project, Resource Management È™i raportare.
Iată rezultatele căutarii și concluziile testului făcut cu 4 dintre soluțiile analizate:
Soluții premium:
– Este unul dintre cele mai răspindite servicii, folosit de multe companii cunoscute (Adidas, National Geographic, etc.) È™i are o grămadă de features interesante (aplicaÈ›ie iPhone, servicii de facturare etc.)
– Relativ scump: minim 49 USD / lună pentru un Project Space de 15 GB.
– Perioadă de probă: 30 de zile
– Concluzii: pentru cazurile în care preÈ›ul relativ mare se justifică (nu a fost cazul meu), este cea mai bună alegere.
Întotdeauna în decursul evoluției unui proiect apar și alte activități decât cele care au fost planificate și documentate prin intermediul planului de proiect. În această situație, avem practic două posibilități:
Sigur că există și alte variante pentru a gestiona aceste task-uri, însă mă voi concentra asupra celei de-a doua variante, în care decidem să păstrăm o evidență separată a task-urilor.
Pe de altă parte, fiecare manager de proiect se confruntă cu monitorizarea unor activități de detaliu ale task-urilor din plan, care însă nu s-ar preta la includerea în planul de proiect. Acestea sunt activități care trebuie însă controlate de managerul de proiect.
Metoda cea mai des întălnită în practică este utilizarea unui document de tipul Action Items List (denumit È™i Open Issues List sau Task List). Această metodă este utilă È™i pentru centralizarea, comunicarea È™i monitorizarea altor activități ale organizaÈ›iei, departamentului sau echipei, activități care nu se înscriu in cadrul vreunui proiect. CiteÈ™te mai departe … »
Toate aplicaÈ›iile de E-Mail, pe care le folosim zi de zi, oferă funcÈ›ionalitate bazală de task management, de tipul “don’t forget the milk”. Pentru centralizarea È™i urmărirea multiplelor probleme-sarcini-responsabiltăți ale unui (Project) Manager, sunt necesare însă și funcÈ›ii avansate.
Un fișier Excel, care răspunde acestor cerințe și poate fi extins și adaptat ușor, s-a dovedit a fi o unealtă, pe cât de simplă, pe-atât de utilă:
Orice întrebări sau sugestii de îmbunătățire sunt binevenite.
UPDATE: Foarte utile sunt și template-urile lui Răzvan, pentru Word, OpenOffice și Apple Pages.
În urma unei întâlniri de lucru ar trebui să rezulte:
– decizii,
– sarcini,
– responsabili È™i termene limită,
– informaÈ›ii clare, succint formulate.
la locul de intalnire, informare si confruntare al expertilor in Project Management. Gasiti aici teme actuale, solutii si unelte, verificate in practica de Project Manageri experimentati.
Comentarii recente
October 31, 2022 (12:19) Abonare prin E-Mail Mulțumesc, asta este ideea.
October 17, 2022 (9:05) Abonare prin E-Mail Situl dvs ini ofera sansa de a ma perfectiona in managementul proiectelor.
May 11, 2019 (10:36) Un Kick-Off Meeting de succes NU ARE TABELUL DEFINITORIU.. în urma acestuia să aibă răspunsuri la următoarele întrebări...
March 2, 2019 (7:34) Abonare prin E-Mail Project manager in development process
May 31, 2017 (3:17) Sensul comunicării problemelor și mania micro-management-ului Mi se pare fain articolul, l-am citit chiar acum. Mi se pare adevărată perspectiva faptului că...
December 18, 2016 (9:28) Virtual Project Manager - Top 10 soluții Salut, e grea decizia, pentru ca trebuie intai testat fiecare tool, pentru a vedea daca corespun...
December 16, 2016 (4:30) Virtual Project Manager - Top 10 soluÈ›ii Ziua bună. Mă-nvârt de ceva zile în căutarea unui soft de PM web based cu o taxare lunarÄ...
September 2, 2016 (10:49) Abonare prin E-Mail test
May 17, 2016 (12:26) Analiza SWOT Analiza SWOT ofera o radiografie a companiei la un moment dat. ... utilizata pentru intelegerea p...
November 21, 2012 (9:15) Abonare prin E-Mail future project manager
June 8, 2012 (3:23) Regulile delegării Se pare ca la managerii romani problema delegarii este deosebit de pregnanta, o problema mare fii...
May 26, 2012 (9:06) Analiza SWOT Care au fost factorii determinanţi care au condus la dezvoltarea acestei comunităţi
April 20, 2012 (1:12) Analiza SWOT Cam mica poza :)