// articol...

Comunicare

Un Kick-Off Meeting de succes

Nu știu să existe o traducere exactă a termenului de Kick-Off Meeting în limba română, acesta putând fi doar descris ca prima întâlnire importantă destinată definirii și impulsionării proiectului. Pe scurt, participanții la Kick-Off Meeting trebuie, în urma acestuia să aibă răspunsuri la următoarele întrebări:

[table "4" not found /]

Pentru a putea răspunde acestor întrebări trebuie să punem la dispoziția participanților, cu ceva timp înainte (de la câteva zile la câteva săptămâni) documentele menționate, într-o calitate suficientă pentru a răspunde întrebărilor din coloana stângă.

Dincolo de obiectivele formale enumerate, un Kick-Off nu poate avea succes dacă nu-și atinge scopul de motivare. Pe lângă informarea cu privire la punctele enunțate, un Kick-Off de succes va reuși să impulsioneze și să inspire, atât stakeholder-ii cât și echipa, obținând atât o motivație puternică pentru atingerea obiectivelor proiectului, cât și acceptanță pentru planul prezentat.

Într-adevăr sună totul mult mai simplu decât este. De ce? Iată câteva motive pentru care organizarea unui Kick-Off de succes este o întreprindere destul de dificilă:

  • Alegerea momentului potrivit pentru organizarea Kick-Off-ului este dificilă. Dacă este organizat prea devreme, nu vom avea destule informații despre organizare, plan, riscuri pentru a putea defini proiectul într-o măsură capabilă să ofere stakeholder-ilor siguranța necesară. Pe de altă parte, dacă întârziem prea mult, se va crea o stare de tensiune, atât în rândul stakeholder-ilor, cât și al echipei, datorată în primul rând nesiguranței, a lipsei de informare și comunicare. Am făcut din păcate adesea experiența faptului că fereastra de timp de oportunitate maximă pentru organizarea unui Kick-Off este destul de restrânsă. O altă greșeală frecventă este anunțarea și programarea Kick-Off Meeting-ului de la începutul proiectului, din faza din în care nu avem habar de dificultățile pe care le vom întâmpina în planificarea și organizarea proiectului. Rezultatul poate fi dezastruos, dacă nu putem să prezentăm rezultatele enumerate mai sus, iar participanții anunțați cu mult timp înainte vor fi dezamăgiți. Atunci ședința noastră menite să unească și să motiveze participanții la proiect va rămâne la stadiul informativ.
  • Alegerea participanților trebuie de asemenea făcută cu grijă. Așteptările participanților sunt de cele mai multe ori în mod esențial diferite, iar acest lucru va trebui avut în vedere. Regula aici este ca fiecare categorie de stakeholder-i să fie reprezentată în mod adecvat, adică de persoane care au capacitatea de decizie necesară, dar și timpul pentru a se implica în proiect.
  • Elementul surpriză. Într-adevăr, adunând la un loc un număr de oameni care nu se cunosc, sau poate se cunosc într-un mod negativ, ale căror informații despre proiect sunt vagi și poate deformate, care sunt afectați în mod foarte diferit de rezultatele proiectului și în consecință au interese diferite, nu poate rezulta decât un eveniment foarte interesant, dar cu mult potențial explosiv.
  • Factorul personal. Așteptările tuturor de la Project Manager sunt uriașe, la fel și îndoielile, chiar față de un PM experimentat și respectat. Frumusețea oricărui proiect constă în unicitatea sa, la fel de unice sunt de fiecare dată și așteptările și interesele stakeholder-ilor, chiar dacă avem de-a face cu oameni cunoscuți. Gradul în care Project Manager-ul reușește să capteze participanții și să le câștige încredea pe parcursul Kick-Off-ului va avea o influență puternică asupra atitudiniii viitoare a tuturor stakeholderi-ilor, cu atât mai mult cu cât acesta va fi poate singura ocazie de a-i întâlni personal pe unii dintre ei, mai ales pe cei foarte influenți.

Fără o pregătire minuțioasă și un dram de noroc, Kick-Off Meeting-ul are din păcate șanse mari să aibă efectul opus celui intenționat, adică să demotiveze, să transmită informații false sau incomplete și să creeze așteptări greșite. Printre cauzele cele mai frecvente de eșec se numără:

  • Materiale insuficient pregătite și neconcordante, care creează mai degrabă confuzie,
  • Alegerea greșită a participanților,
  • prezentarea defavorabilă a proiectului sau câștigul de cauză acordat oponenților,
  • chiar o zi proastă a unui Stakeholder foarte influent

Și, din păcate, sau din fericire, prima impresie atârnă foarte greu. Deci, baftă!

 

Discussion

No comments yet.

Post a comment

%d bloggers like this: