În momentul în care vorbim despre Echipe Virtuale, apare necesitatea definirii și folosirii spațiului virtual de proiect. Fiind pus de curând in situația de a coordona o mică echipă, complet virtuală – împărțită in mai multe locații, am pornit în căutarea unei soluții software pentru implementarea proceselor de Project Management, soluție necostisitoare și a cărei implementare si punere in funcție să necesite un efort minim. Alte cerințe au mai fost: posibilitatea de import a fișierelor MS Project, Resource Management și raportare.

Iată rezultatele căutarii și concluziile testului făcut cu 4 dintre soluțiile analizate:

Soluții premium:

Basecamp:

– Este unul dintre cele mai răspindite servicii, folosit de multe companii cunoscute (Adidas, National Geographic, etc.) și are o grămadă de features interesante (aplicație iPhone, servicii de facturare etc.)
– Relativ scump: minim 49 USD / lună pentru un Project Space de 15 GB.
– Perioadă de probă: 30 de zile
– Concluzii: pentru cazurile în care prețul relativ mare se justifică (nu a fost cazul meu), este cea mai bună alegere.

– Din nou un serviciu premium cu foarte multe features
– Interfața este foarte user friendly
– Oferă mai multe tipuri de spații virtuale: proiect, forum, wiki, etc.
– Prețul, la fel, destul de piperat: planul minim costă 99 USD / lună și include doar 20 de utilizatori
– Perioada de probă: 15 zile
– Concluzii: bun, dar scump. Util dacă aveți nevoie de mai multe tipuri de spații virtuale.

– Un serviciu premium folosit de firme ca: McDonalds, Best Western, ASUS, Olympus, etc.
– Are toate capabilitățile de care ați putea avea nevoie, inclusiv import din Basecamp, login separat pentru client, integrare E-Mail și  iCal, aplicție pentru iPhone etc.
– Este prima platformă din această listă care oferă și o variantă puțin costisitoare, pentru proiecte mici: 18 USD / lună pentru maxim 5 utilizatori, 10 proiecte și spațiu de 10 GB
– Perioada de probă: 15 zile
– Concluzii: raport preț-calitate foarte bun, mai ales pentru proiecte mici. Pentru proiecte mari, devine mai scump decăt predecesorii.

– Este o soluție premium, care poate fi instalată și pe serverul propriu
– Testat: este un sistem foarte flexibil și bogat în capabilități: aplicație pt. iPhone și iPad (folosind ecranul mare), interfața cu MS Project e excelentă. Modulul de Gantt Charts este cel mai bun dintre toate platformele testate. Poate fi adaptat oricărei nevoi individuale.
– Contul gratuit oferă spațiu suficient pentru proiecte mici (250 MB, mult mai mare decăt la alte platforme), este însă limitat la 5 proiecte și 5 utilizatori.
– Conturile premium pornesc de la doar 24 USD / lună, oferind toate capabilitățiile și 5 GB de spațiu virtual
– Concluzie: cu o abordare profesională, feature-uri excelente, flexibilitate și un model de preț foarte atractiv+ posibilitatea de instalare pe propriul server, este serviciul premium preferat de mine.

– Platforma ZOHO conține o multitudine de unelte de colaborare online, este unul dintre cele mai complete aplicații Office online. Printre acestea, și ZOHO Projects
– Testat: din lista de features mi-a lipsit posibilitatea de import din MS Project și m-a deranjat modul de lucru cu Milestones. Interfața grafică e foarte profesionistă și clară. Un alt avantaj îl reprezintă integrarea cu celelalte aplicații ZOHO, dar doar în variantele premium.
– Oferă și un plan gratuit, dar mult mai limitat decât precedentele servicii (un singur proiect, spațiu virtual de 10 MB).
– Nu oferă perioadă de probă pentru testarea tuturor capabilităților
– Concluzie: raport preț/calitate slab, singurul avantaj real este posibilitatea integrării cu celelalte unelte ZOHO.

Soluții OpenSource

– Platforma este complet gratuită și fără nici un fel de limitări, aplicația putând fi descărcată și instalată pe propriul server
– Testat: are toate capabiltățile comune platformelor de Online Project Managemet, chiar si un modul de Gantt Chart destul de performant cu import/export în format .csv, nu și MS Project. Oferă deasemenea un modul de file sharing, aparent fără limită de spațiu. Lipsesc interfețele cu alte aplicații Office, sau aplicațiile pentru terminale mobile. Interfața este simplă, dar funcțională.
– Concluzie: acoperă foarte bine funțiile de bază ale unei platforme de Project Management online, este cu adevărat OpenSource și instalabil în propriul intranet.

– Și această aplicație este complet gratuită, dar poate fi folosită doar pe propriile servere, nu există o ofertă de hosted project space.
– Aplicația încearcă să implementeze capabilitățile Basecamp și este în plină dezvoltare / fază Beta.
– Concluzie: poate fi o soluție pentru cei în cătarea unei aplicații de instalat pe prpriul server.

– Est o soluție OpenSource creată de XEROX, specializtă în managementul proiectelor de dezvoltare software. Versiunea gratuita are unele limitări funcționale și nu oferă acces la upgrade-uri și support. Variantele Pro, Services si Hosted au prețuri între 1750€ și 6700 €
– Versiunea gratuită poate fi folosită doar prin instalare pe propriile servere
– Oferă capabilități specializate pentru proiecte software: versionare cod, Bug Reporting și Test Management
– Concluzie: poate fi foarte util pentru proiectele de dezvoltare software, dacă doriți o aplicație de instalat pe propriul server.

– O platformă OpenSource, foarte flexibilă, dezvoltată în Ruby on Rails, aceasta oferindu-i o bună compatibilitate cu diferite arhitecturi de server și baze de date
– Este tot o aplicație de instalare pe propriul server, nu există și o variantă hosted.
– Oferă capabilități bune pentru proiect mici, incluzând un modul de Gantt Chart.
– Concluzie: și această soluție merită luată în considerare și testată.

– Trac este un sistem OpenSource integrat de veriosnare cod, bug tracking, cu ceva capabilități de Project Management și un Modul wiki
– Trebuie instalat pe propriul server, un plan hosted nu este în ofertă
– Nu oferă vizualizarea planului ca Gantt-Chart, dar are o interfață foarte clară
– Poate fi o alternativă la Codendi, pentru mici proiecte software. Poate fi folosit și doar ca sistem de Incident Managament.

Alte soluții

Dezavantajul comun al acestor sisteme este efortul relativ mare de implementare și adaptare a echipei la lucrul cu ele. În fond, nevoia primară pentru lucrul în echipe virtuale este un Workspace online. Această nevoie este satisfăcută foarte bine și de platforme de storage online (ex. Dropbox, SharePoint, etc.). Pentru vizualizarea în comun a planurilor de proiect MS Project, am găsit o pagină gratuită, care permite importul, modificarea și exportul fișierelor MPP:
– gantter.com

Abordarea corectă în căutarea soluției potrivite, este urmărirea obiectivelor și cerințelor concrete ale proiectelor virtualizate și nu alegerea soluției celei mai fancy, sau cu cele mai multe features (multe inutile, care doar ingreunează implementarea).

Oricare sistem ați implementa, nu cădeți în capcana de a crede că prin el poate fi înlocuit contactul personal cu membrii echipei. Aceștia vor avea în continuare nevoie de prezența voastră ca team leder-i sau PM-i, pentru a-i motiva, a-i controla, sau a le arată lumina de la capătul tunelului. Și e foarte bine că-i așa!