În lumea economică actuală, diferența de fus orar, una sau mai multe granițe sau chiar un alt continent, o altă limbă, par să nu mai reprezinte o opreliște în ceea ce privește constituția echipelor. În firme (mai ales în multinaționale) există tendința de a crea echipe care lucrează împreuna, diferențele culturale, de limbă sau de locație nemaijucând un rol vital – numele folosit pentru un astfel de conglomerat fiind „virtual teams” – echipe virtuale. Numele în sine este poate puțin nefericit ales, deoarece lasă să se ințeleagă că aceste echipe de fapt nu există, că ar fi doar niște entități artificiale. În realitate însa, o echipa virtuală implinește caracteristicile definitorii ale unei echipe „normale”. Ambele sunt o forma de organizare care, pentru o perioadă limitată (durata nu contează) lucrează împreună la indeplinirea unui obiectiv comun.
Diferențele definesc virtualitatea:
– membrii echipelor virtuale lucrează în diferite locații, eventual în fusuri orare diferite
– sunt membrii ale unor sub-organizații locale, care fac parte dintr-o organizație globală, posibil din țări diferite
– comunică în cea mai mare măsură folosind un suport media: telefon, video, mail, chat, internet.

Lucrul și comunicarea în echipele virtuale sunt de multe ori neobișnuite și presupun un efort deosebit, comparativ cu echipele obișnuite, în primul rând prin existența limitată a contactului personal. Comunicarea majoritară în proiect are loc prin telefon, video sau internet, presupunând cunoșterea destul de în amănunt a acestor mijloace. Membrii echipei au programul de lucru corespunzător cu fusul orar al țării în care locuiesc, ceea ce face ca timpul în care programele de lucru ale membrilor echipeii se suprapun, timp în care comunicarea poate să aiba loc, să fie redus. Un alt aspect important este cel al diferentelor culturale și de limbă. Diferențele culturale pot fi datorate națiunilor diferite, dar și apartenenței la organizații diferite. Comunicarea fluentă într-o limbă străină, dorința de a întelege și accepta particularitățile și diferențele unei alte culturi, impreuna cu puțin curaj, cel necesar asumării unui risc, sunt o bază bună de pornire, când e vorba de comunicarea cu un străin. O anume nesiguranță este normală.

Ce m-a determinat să scriu acest articol, a fost participarea la o conferință telefonică, în care aveam un rol de mediator între ceilalți participanți, persoane distribuite pe trei continente – Singapore, Frankfurt am Main – Germania și California. Conferința telefonică a fost alternativa cea mai simplă, rapidă și ieftină pentru a aduce toate părțile implicate la un loc, pentru a comunica. Într-o fază anume a proiectului era necesară luarea unei decizii în comun, iar părțile nu erau de acord în privința câtorva aspecte, scopul convorbirii fiind rezolvarea unui conflict. În primul rând, a fost greu de găsit o oră care să fie convenabilă pentru toți – când era dimineață pentru o locație, era miezul nopții pentru alta. A fost necesar ca unii dintre participanți să vorbească de acasă, în afara orelor de program, neexistând altă modalitate. Limba folosită a fost engleza. A fost interesant de urmărit modul în care culturile diferite au lăsat amprenta asupra prezentării argumentelor, al modului în care s-au apărat punctele de vedere, dar și al modului în care a fost folosită limba engleză, singura posibilă, pentru comunicare. Nemții erau foarte direcți, spunându-și punctul de vedere și aducând argumente, nesiguri insă în exprimarea în engleză. Americanii erau mai diplomați, aveau avantajul clar ar folosirii limbii materne în comunicare, ceea ce le dădea posibilitatea de a-și apăra argumentele și prin inflexiuni de limbaj care îi aduceau pe ceilalți participanți într-o zonă nesigură. Asiaticii au lăsat impresia de a fi retrași, nespunând niciodata un „NU” categoric, echivalent în cultura asiatica cu un afront direct, vorbind însă engleza foarte bine – în Singapore fiind limba oficiala, din cauza trecutului colonial – dar cu un accent extrem de pregnant.

Exista un studiu al unei reviste germane, Business Spotlight, de la sfârsitul anului 2009, Business Spotlight, din care rezultă că este de așteptat ca vorbitorii nativi ai limbii de comunicare să folosească foarte direct acest avantaj în convorbiri, lucru foarte normal de altfel. Business Spotlight incearcă obiectivarea acestui fapt. Studiul prezintă la final și niște reguli orientative ale modului cum se poate îmbunătății comunicarea. Aici discutăm despre un fapt: vorbitorilor nativi nu le poți pretinde să vorbească mai prost limba lor maternă, nici să nu o folosească în avantajul lor, ci este necesară perfecționarea modului nostru de comunicare, al celor care vorbim o limbă straină.

Comunicarea intr-o altă limbă nu e intotdeauna la fel de simplă. Vorbitul la telefon, un „smalltalk” de cafea sau o cină cu colegii pot fi percepute ca fiind mult mai grele decât o prezentare sau un contract plin de termeni juridici sau tehnici. Mult mai relaxat este contactul cu documente scrise (de ex. E-Mail), conținutul fiind negru pe alb prezentat, oferind timpul necesar pentru a consulta un dicționar în cazul unei nesiguranțe.
Câteva modalități pe care le practic în comunicarea directă și formală într-o limbă pe care nu o stăpânesc la perfecție:
– exprimarea în propoziții scurte, simple – ușor de formulat și de înțeles de către ceilalți,
– încerc să reduc numărul de participanți la o convorbire la strictul necesar,
– nu încerc să adopt accentul celorlalți co-vorbitori, mulți dintre ei posibil vorbitori nativi,
– cer întotdeauna clarificări, în cazul în care am senzația că nu am prins sensul corect,
– întocmirea unui protocol scris al convorbirii și distribuirea lui spre aprobare tuturor participanților. Vezi Protocolul întâlnirilor: http://pm-ops.com/2010/08/protocolarea-intalnirilor/

Problema limbii străine în proiecte multinaționale trebuie tratată cu seriozitate. Ea este însă, doar o componentă, poate ca oricare alta, care caracterizează comunicarea între oameni. Un englez și un american vorbesc aceeași limbă maternă, asta nu inseamnă automat că vor comunica fără probleme. Acceptarea faptului că există diferențe culturale precum și deschiderea spre cunoașterea lor este la fel de importantă ca și stăpânirea limbii străine. A fi „direct” sau „indirect” este unul dintre aspectele care generează conflicte în contactele interculturale. În Germania, Scandinavia, Olanda este uzuală o abordare directă, frontală a problemei, latinii sunt mai diplomați, asiaticii sunt însă maeștrii la abordări indirecte, unde gestica și anumite tonălități semnalizează de fapt importanța unui cuvânt. Acestea pot duce la anumite interpretări greșite, care dinamitează comunicarea. Ideal ar fi ca diferențele culturale să fie discutate, înainte de a genera o stare de tensiune, într-o atmosferă relaxată, chiar de glumă. Cunoscând diferențele culturale te poți ferii de stări conflictuale, dar le și poti aplana mai ușor, odată apărute.