PM Expert

Calitatea – ce e și cum se ajunge la ea

Parte din caracteristica definitorie a unui proiect este faptul că întotdeauna se termină, și se termină având un rezultat – un produs, un serviciu, ceva. Calitatea acestui rezultat este extrem de importantă deoarece, dacă exigențele de calitate propuse sau impuse nu sunt indeplinite, s-ar putea ca tot efortul depus pe parcursul proiectului să fi fost în van. O definiție simplă a calității ar fi “nivelul la care cerințele proiectului se regăsesc în rezultat”. O convingere, care se intâlnește des, este aceea că, managementul calității s-ar reduce la verificarea finală a rezultatelor – dacă acestea sunt satisfăcătoare, foarte bine, dacă nu – se reface sau repară. Întrebarea esențială este următoarea: ce e mai eficient, să previi apariția unui defect, sau să îl repari? În multe cazuri, prevenția ar fi de preferat, dar în fapt combinația celor două metode este ideală. Prin această combinare se reușește îmbunătățirea și perfecționarea procesului de execuție al proiectului însuși – și implicit al rezultatului, incluzând identificarea defectelor și, în cazul ideal, a cauzelor acelor defecte. Managementul calității este o activitate care insoțește parcursul proiectului, pe toată durata lui.

Practica recomandată este destul de simplă în teorie, activitățile necesare împărțindu-se in trei mari categorii:

(more…)

Controlând incertitudinea – managementul riscului

Proiectele sunt de cele mai multe ori legate de o oportunitate, cum ar fi lansarea unui produs nou și inovator sau construcția unei clădiri. Însă aceleași oportunități care justifică un proiect favorizează și apariția riscurilor. Riscurile sunt inevitabile și diferă de la proiect la proiect.

Incertitudinea este prezentă în toate proiectele, astfel încât se poate afirma că munca managerului de proiect are în esență un singur scop: controlul riscurilor. Unele activități ale PM-ului sunt menite să reducă riscul abaterilor de la planificarea inițială, în timp ce altele sunt menite să acționeze asupra proceselor pentru a asigura calitatea rezultatului proiectului și a minimiza decalajele de calitate. Iar alte activități se adresează controlului costurilor și utilizării resurselor, pentru a preîntâmpina problemele bugetare.

(more…)

Management Summary

Cu cât este mai înalt nivelul unui Manager și mai complexă activitatea sau departamentul de care răspunde, cu atât nevoia de condensare și reducere la esențial a informației de prelucrat este mai mare. Pe de altă parte, un Manager trebuie să fie confruntat doar cu informația privitoare la problemele care nu pot fi rezolvate exclusiv de subalternii săi.

Principiul conciziei, capacitatea de a separa esențialul de irelevant și de a-l exprima în mod precis, este o trăsătură esențială oricărui Manager sau Project Manager. Fără această reducere a complexului la esențial, luarea deciziilor în cadrul proiectelor complexe ar fi imposibilă. Din acest motiv, în practica raportării este foarte răspândit rezumatul pentru Management, sau Management Summary, und document de maxim 2-3 pagini, care rezumă informațiile esențiale dintr-un raport mai lung. În cazul proiectelor mai puțin complexe, acesta înlocuiește raportul de statut.

Vă prezint un template de Management Summary și în același timp de Status Report pentru proiecte de complexitate mică sau medie. Însuși exercițiul de completare periodică a unui astfel de raport condensat, este foarte util organizării informației în proiect.

Prima regulă a rapoartelor întocmite cu acest template: 
să nu depășească o pagină.

Instrucțiunile de completare sunt incluse în document; orice întrebare este binevenită.