// articol...

Executie

Înlocuirea Project Manager-ului

Înlocuirea Managerului de Proiect este mereu o operațiune delicată și riscantă. De ce?

  • PM-ul care este înlocuit a organizat deja proiectul, rolurile, relațiile interumane, ritmul de lucru, atitudinea față de client și cerințele acestuia, conform cu personalitatea și competențele sale. S-a creat deja un fel de micro-cultură organizațională în proiect. Noul PM are două opțiuni:
    1. să păstreze cultura creată de predecesorul său, caz în care îi va fi foarte greu să-și păstreze credibilitatea și să-și exercite autoritatea în echipă, fiind nevoit să preia un rol care, foarte probabil nu i se potrivește.
    2. să remodeleze cultura proiectului, caz în care va avea de a face cu o serioasă rezistență, a cărei învingere va costa timp, pe care adesea nu-l are la dispoziție.
  • În momentul preluării proiectului, aproape toți membrii echipei vor cunoaște mai bine “materia” proiectului decât el, astfel încât noul PM se va regăsi un timp în poziția de invățăcel, neputând avea încă o autoritate profesională în proiect.
  • Problema credibilității și a autorității profesionale și personale se pune, nu doar în relația PM-echipă, ci și vizavi de celelalte categorii de stakeholder-i ai proiectului (client, steering committee, furnizori, etc.).
  • Noul PM trebuie să-și câștige încrederea partenerilor și a echipei pornind de la zero, indiferent de cât de multă sau puțină încredere s-a bucurat predecesorul său.

Perioada imediat următoare înlocuirii PM-ului este, din aceste motive, o perioadă nesigură, în care proiectul merge înainte din proprie inerție. Până când noul PM va absolvi cu succes acest proces de schimbare, nu va putea aplica decât un stil de conducere de tip laissez faire. Lungimea acestei perioade poate fi critică pentru proiecte complexe și/sau aflate în criză. În multe cazuri această fază inerțială nu se depășește până la sfărșitul proiectului sau se termină într-o criză.

Pentru a minimiza riscurile legate de preluare unui proiect în desfășurare, Project Manager-ul poate și trebuie să-și ia câteva măsuri de prevedere:

  • Să trateze preluarea proiectului ca pe un proces de Management al schimbării, cu măsurile ce decurg din aceasta:
    • Planificarea temporală și bugetară a măsurilor,
    • Identificarea riscurilor și a măsurilor de preântimpinare,
    • Identificarea forțelor promotoare și a celor potrivnice și cooptarea lor corespunzătoare.
  • În mod concret, PM-ul trebuie să fie capabil să:
    • nu dăuneze proiectului până în momentul în care este capabil să controleze pe deplin situația,
    • nu se mulțumească cu o poziție reactivă, ci preia frâiele proiectului, fără însă a cauza cutremure inutile și costisitoare,
    • își cunoască cât mai bine predecesorul.

Nu în ultimul rând, este important ca noul PM să urmărească pe o perioadă cât mai lungă (1-3 luni) proiectul pe care urmează să-l preia, pentru a avea o imagine căt mai clară privitoare la riscurile și condiționările sale și a știi în final “la ce se înhamă”.

Discussion

4 Responses to “Înlocuirea Project Manager-ului”

  1. Din tot ce ai scris m-a impresionat ultima propozitie. In rest totul pare asa scary ca zici ca ai dat de dracu.
    Ce bine ar fi daca propunerea din ultimul paragraf s-ar si putea aplica cu succes in practica. Din cate am vazut eu, preluarea unui proiect se face spontan, de pe azi pe maine, din motive obiective – pleaca PM-ul vechi.

    Posted by Rodica | October 28, 2010, 2:50 pm
  2. Ciprian, actiunea pe care o descrii tu aici chiar este un mic “proiect de schimbare”. Din experienta mea, pe langa cele mentionate de tine, pentru noul PM este important sa stie si sa monitorizeze stadiile schimbarii prin care trece proiectul: negarea, furia, tristetea, acceptarea, crearea relatiei (teoria lui E.Kubler -Ross). Aceste stadii ale schimabarii se intampla indiferent cat de bun/bine pregatitit/atent este oul PM dar il va ajuta sa le monitorizeze si sa stie ca abia dupa stadiul de acceptare el poate incepe sa redefineasca mediul de lucru al proiectului.

    Posted by Obancea Rodica | November 18, 2010, 6:41 pm
  3. Rodica, este foarte util ce spui, de cele mai multe ori acest proiect de schimbare nu este luat in calcul de Project Manageri, aceasta reprezentand tocmai factorul major de risc in “schimbarea PM-ului”.

    Mergand mai departe, dupa ce constientizam acest proces de schimbare, apare imediat necesitatea evaluarii / estimarii lui, pentru a-l putea integra ca efort si durata in planul proiectului. Aici, cei mai multi PM-i nu au suficiente cunostiinta de dinamica si psihologie a grupurilor, pentru a putea evalua acest proces. Se pot da sfaturi generale care sa sustina un PM in evaluarea acestui proces? Putem oferi PM-ilor cateva unelte de orientare in acest proces, de genul: etape, factori agravanti, durate, riscuri, intrebari de pus tie si celorlalti, etc.? Pentru proiectele “normale”, fara o problematica deosebita.

    Pentru proiecte complexe, cu incarcatura conflictuala mare si / sau aflate in criza, cred ca cea mai buna solutie ar fii coaching-ul.

    Posted by Ciprian Cioiulescu | November 19, 2010, 6:16 pm
  4. Nu stiu daca sfaturile pot ajuta PM nou, insa cred ca ar fi util sa fie constient ca aceste etape ale schimbarii se intampla, indiferent cat de bun/slab pregatit este el. Poate monitoriza acest proces isi poate stabili obiective si indicatori pentru aceste etape. Odata ajuns in faza de acceptare, practic pentru PM si echipa urmeaza o zona “libera, de platou” in care PM poate sa aduca nou sau stil de conducere si mod de lucru.
    Factori agravanti ar fi sa nu ia in seama acest proces.

    Posted by Obancea Rodica | November 25, 2010, 3:41 pm

Post a comment

%d bloggers like this: