Faptul că metodologia de Project Management este alcătuită dintr-o multitudine de procese, metode, recomandări și best practices este un lucru bine cunoscut. Foarte des această diversitate sperie. Pentru multe companii, în general cele mici și mijlocii, oferta este mult prea stufoasă, luată ca un întreg. Metodologia completă de Project Management este adresată în general firmelor mari, foarte mari chiar, în care există resurse suficiente (personale și materiale), iar infrastructura (incluzând cea de IT) este îndeajuns de matură.
Firmele mai mici sunt astfel constrânse să își aleagă, din multitudinea de procese și metode existente, cele care, dacă ar fi implementate, ar aduce câștig maxim, și să se ferească de implementarea altora, pentru care efortul ar depășii câștigul.
Earned Value Management este o metodă de urmărire a implementării proiectului față de plan. O analiză Earned Value dă răspunsuri project managerului referitor la deviații de la planificarea bugetului, al scopului și al timpului. Această metodă integrează cele trei elemente, planificarea si execuția scopului, parametrii de cost si timpul. Este foarte folositoare în prevederea performanțelor viitoare ale proiectului, bazându-se pe datele actuale, masurabile, și plan.
De multe ori, EVM este o cerință care trebuie respectată și implementată in proiect, de exemplu clientul dorind să fie informat despre punctul în care se află proiectul, utilizând cuantificarea dată de calculul Earned Value. Am întâlnit această cerință destul de des în proiecte în care clientul aparținea de guvern sau în domeniul militar, în special in Europa Vestică si America, dat fiind că metodologia de urmărire a proiectelor, aflate in outsourcing sau interne, metodologie implementată in organizația clientului, se baza pe EVM. EVM este și o componentă importantă în managementul riscului.
Cu cât este mai înalt nivelul unui Manager și mai complexă activitatea sau departamentul de care răspunde, cu atât nevoia de condensare și reducere la esențial a informației de prelucrat este mai mare. Pe de altă parte, un Manager trebuie să fie confruntat doar cu informația privitoare la problemele care nu pot fi rezolvate exclusiv de subalternii săi.
Principiul conciziei, capacitatea de a separa esențialul de irelevant și de a-l exprima în mod precis, este o trăsătură esențială oricărui Manager sau Project Manager. Fără această reducere a complexului la esențial, luarea deciziilor în cadrul proiectelor complexe ar fi imposibilă. Din acest motiv, în practica raportării este foarte răspândit rezumatul pentru Management, sau Management Summary, und document de maxim 2-3 pagini, care rezumă informațiile esențiale dintr-un raport mai lung. În cazul proiectelor mai puțin complexe, acesta înlocuiește raportul de statut.
Vă prezint un template de Management Summary și în același timp de Status Report pentru proiecte de complexitate mică sau medie. Însuși exercițiul de completare periodică a unui astfel de raport condensat, este foarte util organizării informației în proiect.
Prima regulă a rapoartelor întocmite cu acest template: să nu depășească o pagină.
Instrucțiunile de completare sunt incluse în document; orice întrebare este binevenită.
Înlocuirea Managerului de Proiect este mereu o operațiune delicată și riscantă. De ce?
Întotdeauna în decursul evoluției unui proiect apar și alte activități decât cele care au fost planificate și documentate prin intermediul planului de proiect. În această situație, avem practic două posibilități:
Sigur că există și alte variante pentru a gestiona aceste task-uri, însă mă voi concentra asupra celei de-a doua variante, în care decidem să păstrăm o evidență separată a task-urilor.
Pe de altă parte, fiecare manager de proiect se confruntă cu monitorizarea unor activități de detaliu ale task-urilor din plan, care însă nu s-ar preta la includerea în planul de proiect. Acestea sunt activități care trebuie însă controlate de managerul de proiect.
Metoda cea mai des întălnită în practică este utilizarea unui document de tipul Action Items List (denumit și Open Issues List sau Task List). Această metodă este utilă și pentru centralizarea, comunicarea și monitorizarea altor activități ale organizației, departamentului sau echipei, activități care nu se înscriu in cadrul vreunui proiect. (more…)