PM Expert

Controlul complexității

Folosind un termen din Fizică, se poate spune că una dintre atribuțiile principale ale unui Manager este reducerea entropiei echipei, adică scăderea dezordinii și creșterea gradului de organizare. Cu căt activitatea, rolurile și relațiile interpersonale sunt mai complexe, cu atăt această sarcină câștigă în importanță.

Cum se manifestă complexitatea activității managerizate? Prin mail-uri, foarte multe mail-uri, telefoane, meeting-uri și în generale orice activitate în care este nevoie de decizia sau acțiunea manager-ului. Dar, căte mail-uri și telefoane putem prelucra pe zi? 50, 100 … 1000? Dacă un manager dă impresia că este suprasolicitat, pe termen lung aceasta are efecte foarte nocive asupra echipei: pierderea încrederii, creșterea suplimentară a stresu-ului, disconfort și disfuncționalități în comunicare, ce pot merge până la pierderea pragmatismului în comunicare și distorsionarea voluntară a faptelor. Orice Manager care nu-și dă seama că efortul de organizare al activității coordonate, crește proporțional cu gradul ei de complexitate, va cădea mai devreme sau mai târziu în această capcană.

(more…)

Controlând incertitudinea – managementul riscului

Proiectele sunt de cele mai multe ori legate de o oportunitate, cum ar fi lansarea unui produs nou și inovator sau construcția unei clădiri. Însă aceleași oportunități care justifică un proiect favorizează și apariția riscurilor. Riscurile sunt inevitabile și diferă de la proiect la proiect.

Incertitudinea este prezentă în toate proiectele, astfel încât se poate afirma că munca managerului de proiect are în esență un singur scop: controlul riscurilor. Unele activități ale PM-ului sunt menite să reducă riscul abaterilor de la planificarea inițială, în timp ce altele sunt menite să acționeze asupra proceselor pentru a asigura calitatea rezultatului proiectului și a minimiza decalajele de calitate. Iar alte activități se adresează controlului costurilor și utilizării resurselor, pentru a preîntâmpina problemele bugetare.

(more…)

Management Summary

Cu cât este mai înalt nivelul unui Manager și mai complexă activitatea sau departamentul de care răspunde, cu atât nevoia de condensare și reducere la esențial a informației de prelucrat este mai mare. Pe de altă parte, un Manager trebuie să fie confruntat doar cu informația privitoare la problemele care nu pot fi rezolvate exclusiv de subalternii săi.

Principiul conciziei, capacitatea de a separa esențialul de irelevant și de a-l exprima în mod precis, este o trăsătură esențială oricărui Manager sau Project Manager. Fără această reducere a complexului la esențial, luarea deciziilor în cadrul proiectelor complexe ar fi imposibilă. Din acest motiv, în practica raportării este foarte răspândit rezumatul pentru Management, sau Management Summary, und document de maxim 2-3 pagini, care rezumă informațiile esențiale dintr-un raport mai lung. În cazul proiectelor mai puțin complexe, acesta înlocuiește raportul de statut.

Vă prezint un template de Management Summary și în același timp de Status Report pentru proiecte de complexitate mică sau medie. Însuși exercițiul de completare periodică a unui astfel de raport condensat, este foarte util organizării informației în proiect.

Prima regulă a rapoartelor întocmite cu acest template: 
să nu depășească o pagină.

Instrucțiunile de completare sunt incluse în document; orice întrebare este binevenită.

Înlocuirea Project Manager-ului

Înlocuirea Managerului de Proiect este mereu o operațiune delicată și riscantă. De ce?

• PM-ul care este înlocuit a organizat deja proiectul, rolurile, relațiile interumane, ritmul de lucru, atitudinea față de client și cerințele acestuia, conform cu personalitatea și competențele sale. S-a creat deja un fel de micro-cultură organizațională în proiect. Noul PM are două opțiuni:
  1. să păstreze cultura creată de predecesorul său, caz în care îi va fi foarte greu să-și păstreze credibilitatea și să-și exercite autoritatea în echipă, fiind nevoit să preia un rol care, foarte probabil nu i se potrivește.
  2. să remodeleze cultura proiectului, caz în care va avea de a face cu o serioasă rezistență, a cărei învingere va costa timp, pe care adesea nu-l are la dispoziție.
• În momentul preluării proiectului, aproape toți membrii echipei vor cunoaște mai bine “materia” proiectului decât el, astfel încât noul PM se va regăsi un timp în poziția de invățăcel, neputând avea încă o autoritate profesională în proiect.
• Problema credibilității și a autorității profesionale și personale se pune, nu doar în relația PM-echipă, ci și vizavi de celelalte categorii de stakeholder-i ai proiectului (client, steering committee, furnizori, etc.).
• Noul PM trebuie să-și câștige încrederea partenerilor și a echipei pornind de la zero, indiferent de cât de multă sau puțină încredere s-a bucurat predecesorul său.

(more…)

Action Items: Cum urmărim activitățile suplimentare?

Introducere

Întotdeauna în decursul evoluției unui proiect apar și alte activități decât cele care au fost planificate și documentate prin intermediul planului de proiect. În această situație, avem practic două posibilități:

• includem task-urile noi în plan, urmând procedura de change management aplicabilă în cazul proiectului, sau
• păstrăm o evidență separată a acestor task-uri

Sigur că există și alte variante pentru a gestiona aceste task-uri, însă mă voi concentra asupra celei de-a doua variante, în care decidem să păstrăm o evidență separată a task-urilor.
Pe de altă parte, fiecare manager de proiect se confruntă cu monitorizarea unor activități de detaliu ale task-urilor din plan, care însă nu s-ar preta la includerea în planul de proiect. Acestea sunt activități care trebuie însă controlate de managerul de proiect.

Action Items List sau lista de acțiuni

Metoda cea mai des întălnită în practică este utilizarea unui document de tipul Action Items List (denumit și  Open Issues List sau Task List). Această metodă este utilă și pentru centralizarea, comunicarea și monitorizarea altor activități ale organizației, departamentului sau echipei, activități care nu se înscriu in cadrul vreunui proiect. (more…)