// articol...

Executie

Alocarea si conflictul resurselor in organizațiile matriciale

Organizația matricială este forma tipică de adaptare a unei organizații funcționale sau multifuncționale la lucrul în proiecte.
Matrix
Atunci când o parte importantă a activității organizației este structurată ca proiecte, membrii organizației capătă o dublă apartenență. Apartenența lor funcțională rămâne neschimbată, în timp ce, din punct de vedere operativ aparțin mereu altui proiect. Putem spune, că evoluția firească a unei organizații funcționale, atunci când are de a face cu o implicare importantă a membrilor ei în proiecte, este spre organizarea matricială. Recunoașterea acestei evoluții firești, coordonarea ei în cadrul unui proiect de schimbare organizațională, dublat de implementarea consecventă a metodei Management by Projects sunt pașii cei mai importanți în adaptarea organizației la munca în proiecte.

Caracteristicile principale ale acestui tip de organizație sunt alocarea resurselor și dubla lor apartenență. Alocarea resurselor nu trebuie privită în acest context ca un proces static, ci mai degrabă ca un ciclu recurent:

  • Alocare → modificare a necesarului → reprioritizare → rezolvarea conflictului → realocare.

1. Alocarea resurselor.

Alocarea resurselor în proiecte are loc pe baza necesarului estimat de către Project Manager, având la rândul lui la bază planul de resurse și de skill-uri al proiectului. Acesta estimează necesarul de mijloace de lucru, produse/livrabile skill-uri, precum și evoluția acestora în timp, și adresează cererile corespunzătoare de resurse către organizația de bază, respectiv departamentele funcționale.

Există două condiții pentru buna funcționare a acestui proces:

  • Manager-ul de proiect trebuie să fie independent, adică să nu fie supus ierarhic nici unuia din departamentele funcționale cărora le sunt adresate cererile de resurse.
  • Unitățile funcționale trebuie să inventarieze skill-urile și gradul de senioritate al membrilor săi, astfel încât cererea de resurse să aibă în vedere skill-uri și nu persoane: această abordare ușurează foarte mult realocarea resurselor și implicit rezolvarea conflictului pe resurse.

2. Modificarea necesarului

Modificarea necesarului de resurse este un proces normal, care se petrece de nenumărate ori în decursul oricărui proiect, de aceea este mai utilă adaptarea organizației astfel încât să poată răspunde cât mai eficient acestor modificări, decât încercarea evitării lor. Evident depinde foarte mult de calitatea Project Manager-ului să estimeze cât mai corect necesarul, să fie capabil să managerizeze riscurile astfel încât să-și ia rezervele necesare și să poată prevedea cât mai din timp și estima cât mai corect orice schimbare.

3. Reprioritizarea

Orice necesar modificat duce fie la o nouă cerere de resurse, fie la dezalocarea prematură a unei resurse. În ambele cazuri persoana chemată să rezolve situația este manager-ul unității funcționale din care face parte resursa implicată, care activează în acest moment în funcția de Resource Manager. De obicei resursele nu stau neocupate, astfel încât, orice cerere suplimentară, duce de obicei la un conflict pe resursa respectivă între două sau mai multe proiecte și/sau organizația de bază.

În acest moment Resource Manager-ul împreună cu Portfolio Manager-ul sunt chemați să încerce realocarea resursei în discuție prin reprioritizarea proiectelor aflate în conflict. Aceasta poate fi făcută în primă fază prin încercarea de a replanifica pachetele de lucru astfel încât nici unul din proiectele afectate să nu sufere. Pentru ca acest demers să funcționeze este evident necesar ca proiectele implicate să aibă planurile și analizele de risc la zi, iar persoanele implicate să aibă disponibilitatea necesară pentru a găsi un compromis.
Dacă aceasta nu reușește, se ajunge la:

4. Conflictul

Cel mai important lucru de înțeles în acest context este faptul că acest conflict este absolut normal și uzual în organizațiile matriciale și ca atare este de datoria responsabililor cu dezvoltarea și cultura organizațională să stabilească și să normeze cât mai clar procedura de rezolvare a conflictului de resurse. Mai jos sunt unele din etapele clasice ale rezolvării conflictului:

  • Estimarea necesarului în cadrul tuturor activităților implicate → Descrierea și cuantificarea de către fiecare parte a urmărilor în cazul nerezolvării conflictului (întârzieri, pierderi materiale, de imagine, clienți etc.) → Descrierea și cuantificarea posibilelor soluții în cazul fiecărei părții implicate (subcontractare, angajare, scăderea calității etc.) → Analiza de impact → Identificarea celei mai puțin dăunătoare soluții și reiterarea argumentelor în favoarea ei → Asumarea soluției de către părțile implicate și implementarea ei.

O condiție esențială a funcționării procesului este transparența acestuia. În lipsa ei părțile implicate vor ieși întotdeauna frustrate din această confruntare, și vor implementa împotriva voinței lor măsurile decise. De asemenea este necesar ca urmările conflictului de resurse să fie asumate corect de către părțile implicate. Spre exemplu, dacă un PM a anunțat din timp necesarul de resurse, a analizat corect urmările în cazul nerezolvării lui, atunci nu va fi lăsat să se confrunte singur cu aceste urmări.

 5. Realocarea sau dezalocarea

Realocarea resurselor reprezintă procesul de replanificare la nivelul proiectelor implicate, ca urmare a rezolvării conflictului de resurse.

Dezalocarea resurselor este de asemenea un pas important în procesul descris mai sus, acesta reprezentând procesul de întoarcere a resursei în organizația de bază după finalizarea unui proiect. Acest proces trebuie pregătit din timp de către Project Manager, astfel încât să fie evitați timpii morți. Din punctul de vedere al Manager-ului de resurse, este importantă și actualizarea concomitentă a experienței persoanei dezalocate, adăugând cunoștințele noi dobândite pe parcursul proiectului.

Problema dublei alocări

Angajații organizațiilor matriciale răspund în mod tipic în fața a două persoane: Project Manager-ul și Managerul funcțional. Acest lucru poate duce în unele cazuri la un conflict de loialitate, care poate crea chiar o stare de nesiguranță angajatului, cu atât mai mare cu cât situația este mai ambiguă. Această problemă se amplifică evident în situațiile conflictuale descrise mai sus.

Pentru a minimiza această problemă, și ea normală și binecunoscută în organizațiile matriciale sunt necesare: o delimitare cât mai clară a răspunderilor funcționale și operative, a alocării ierarhice pentru fiecare categorie de activități, și o transparență cât mai mare în evaluarea performanțelor și luarea deciziilor.

Concluzie

Alocarea și rezolvarea conflictului resurselor sunt procese de bază “foarte rulate” în organizațiile care lucrează mult cu proiecte, iar funcționarea lor eficientă se bazează pe două elemente esențiale: normarea proceselor și transparența. Arbitrarul ar fi un factor puternic perturbator în această ecuație.

Discussion

No comments yet.

Post a comment

%d bloggers like this: