// articol...

Executie

Încheierea unui proiect

Una dintre caracteristicile definitorii ale unui proiect este componenta temporală finită în care acesta evoluează – un proiect începe și trebuie să se termine la puncte bine definite. Bineînțeles, există proiecte întârziate, sau există proiecte care se termină prematur, fiind întrerupte, sau există câteodată chiar proiecte care ajung să facă o aterizare spectaculoasă la punct fix, terminându-se exact la data programată. Indiferent de modul în care se ajunge la final, dacă acest final este planificat sau nu, sau dacă acest final este încununat de succes sau nu pentru PM și echipă, important pentru articolul de față este faptul că întotdeauna va exista un final al proiectului. Terminarea unui proiect este primitiv considerată ca fiind atingerea zilei în care rezultatele muncii prestate de-a lungul proiectului ajung la beneficiar – punct. De cele mai multe ori, o asemenea abordare nu este suficientă, putând deveni chiar riscantă pentru proiect – care de altfel, posibil ca formal încă să existe, nefiind încheiat!

Incheierea proiectului cade, deloc surprinzător, în răspunderea Project Managerului. A termina un proiect nu este considerată ca fiind o activitate plăcută. Unul dintre motive, stă de fapt în însăși funcția activității menționate – asta și gata, proiectul s-a terminat. Este ceva definitiv, existența proiectului este încheiată. De multe ori, până și găsirea punctului propice pentru o terminare sistematică a proiectului este greu de găsit: de exemplu, beneficiarii își mai permit o marjă de timp pentru a vedea cum se comportă în realitate rezultatul proiectului. Membrii echipei, pe de altă parte, sunt foarte probabil deja preluați de organizatia unui alt proiect, unde posibil ca deja a început munca – așa că la ce bun să mai pierzi timpul cu proiectul acela vechi, pe care l-am terminat deja?!

Cu toate acestea, când punctul de încheiere a fost atins, o terminare sistematică a proiectului aduce multe avantaje. Câteva dintre aceste avantaje sunt deja destul de bine cunoscute – unul dintre cele mai evidente fiind asigurarea unui cadru formal sigur pentru proiect, în momentul în care oficial acest proiect a fost încheiat. Alt aspect extrem de important este experiența acumultată de-a lungul proiectului. Dacă aceste cunoștințe, adunate de echipă de-a lungul proiectului, nu sunt făcute public în cadrul organizației proiectului, atunci pot fi considerate ca fiind practic pe jumătate pierdute, ele rămânând doar la dispoziția fostilor membrii ai echipei proiectului. Împărtășirea și arhivarea de „Lessons Learned” este extrem de importantă, ele găsindu-și loc chiar în „Manual intern de Project Management” – vezi Adoptarea Project Management-ului în companii mici și mijlocii. Un alt aspect important este modificarea nivelului motivațional al echipei, care va fi crescut în mod dramatic, în momentul în care successul unui proiect (în cazul în care acesta există) este facut public în cadrul organizației proiectului, iar membrii echipei proiectului încheiat sunt nominalizați în vreun fel. Pentru proiectul încheiat această explozie motivațională nu mai are nici o importanță, dar la nivelul organizației efectul este extrem de benefic. Responsabil pentru acest „marketing” intern este din nou Proiect Managerul, ca instanță coordinatoare. Project Managerul trebuie să se asigure, că succesul proiectului său este cunoscut, făcând prin aceasta un serviciu tuturor: în primul rând lui insuși, apoi echipei cu care a lucrat (și cu care poate va mai lucra în viitor) precum și organizatiei proiectului, vazută ca un tot unitar. În unele cazuri, chiar și beneficiarii ajung să privească rezultatele unui proiect într-o lumină mai prielnică, în momentul în care foștii membrii ai echipei vorbesc despre participarea lor in proiect cu mândrie!

Ce activități sunt uzuale în faza de încheiere a unui proiect:

1: Faza formală (administrativă) de încheiere a proiectului

  • încheierea financiară a proiectului – finalizarea calculului de cheltuieli – precum și compararea acestuia cu bugetul planificat
  • predarea formală spre beneficiar a rezultatelor proiectului – cuvântul formal este subliniat, pentru a-i scoate în evidență importanța. Doar o predare formală dă proiectului cadrul oficial sau chiar juridic necesar, în care să se poata încheia. Predarea trebuie să fie însoțită (în cazul în care se aplică) de rezultatele testelor de asigurare a calității, teste care au fost discutate și aprobate în prealabil de către beneficiar. În acest punct se eliberează și Project Managerul, din nou în mod formal, de responsabilitatea proiectului.
  • organizația aferentă proiectului se dizolvă, iar Project Managerul evaluează performanța membrilor echipei
  • infrastructura tehnică folosită în proiect se descompune

 

2: transferul de cunostinte

  • Efectuarea unei prezentări de final, cu participarea reprezentanților organizatiei proiectului și ai beneficiarului – acest fel de prezentare este și un foarte bun instrument de marketing, de altfel.
  • Crearea unui sumar al proiectului, care să folosească ca referința viitoarelor proiecte – conținând, de exemplu: tema proiectului, tehnica folosită, beneficiar, metode, cine a fost responsabil, cine a participat și în ce formă, care au fost costurile, etc.
  • Încheierea documentației proiectului, inclusiv documentarea Lessons Learned
  • Evaluarea reciprocă a membrilor echipei – un bun moment pentru a da, respectiv a primi, un extrem de important feedback.
  • Creerea unui raport despre proiect, în care un punct important îl are analiza din punct de vedere economic a proiectului, referitoare la costuri și timp, analiza exactității  planificărilor și a estimărilor, precum și inspecția calitatății datelor măsurate și adunate pe parcursul proiectului.

Prin încheierea unui proiect se creează spațiul necesar evolutiei unui nou proiect.  Terminarea controlată este din păcate în multe cazuri sacrificată în favoarea unor noi și la prima vedere mult mai importante aspecte, care fac parte din proiectele viitoare, ingnorând faptul că cunostințele și experiența acumulată în proiectul terminat va fii benefică pentru viitor – investiția este întotdeauna răsplătită.

Discussion

No comments yet.

Post a comment

%d bloggers like this: