// articol...

Initializare

Definirea obiectivelor și identificarea cu ele

ObiectivOrice acțiune are nevoie de un obiectiv. A defini obiective înseamnă pur și simplu a știi unde vrei să ajungi, iar pentru un proiect, definirea obiectivelor este o etapă esențială a fazei de inițializare.

În teorie există un număr de reguli de definire a obiectivelor: acestea trebuie să fie:

  • Precise
  • Concise
  • Realiste
  • Măsurabile
  • Asociabile clar unui Stakeholder sau unui grup de stakeholderi
  • Dezirabile / motivante – un criteriu esențial, dar superficial abordat în teorie
  • Stabile
  • Complete
Să le luăm pe rând:

1. Precizia:

Formularea trebuie să fie lipsită de ambiguități. Spre exemplu, pentru un proiect edilitar de fluidizare a traficului, obiectivul principal poate fi definit astfel:

Dezcongestionarea traficului rutier între punctele A și B, prin scăderea timpului mediu de tranzit cu N minute.
Simpla lipsă a precizării “rutier” ar duce la extinderea scopului proiectului prin includerea tuturor celorlalte categorii de trafic (pietonal, pe șine etc.)
2. Concizia

Omiterea tuturor informațiilor care nu sunt absolut necesare în definirea cu exactitate a obiectivului. În exemplul de mai sus, pare mai logică și mai completă formularea:

Descongestionarea traficului rutier între punctele A și B, prin scăderea timpului mediu de tranzit cu N minute, prin construcția unui pasaj rutier.

Pasajul rutier reprezintă doar una din posibilele modalități practice de îndeplinire a obiectivului, dar nu face parte din acesta. Chiar dacă decizia pentru pasajul rutier a fost deja luată, obiectivul rămâne fluidizarea traficului, iar formularea obiecivului trebuie sî se concentreze pe definirea parametrilor acestuia.

3. Realismul

Obiectivul trebuie astfel formulat, încât să fie posibil de atins. În lipsa unor studii detaliate de fezabilitate, acest criteriu pare greu de îndeplinit. Cum se poate știi “din burtă” cu câte minute poate fi “scăzut timpul mediu de tranzit între puncteke A și B? Evident, cu exactitate nu se poate știi. Ce se poate face este o estimare medie, între un scenariu pesimist și unul optimist, validată de specialiști cu experiență în domeniu. Acest pas de validare și estimare este obligatoriu pentru a putea formula un obiectiv realist. Dacă omitem acest pas, riscăm să ne asumăm, ca șef de proiect, un obiectiv imposibil de atins. Evident, beneficiarul proiectului va dori un obiectiv cât mai ambițios, iar singurul mod de a-i tempera așteptările este argumentul realismului.

Atenție, un obiectiv nu poate fi realist, decât dacă poate fi previzibilă atingerea lui într-un timp și la parametri de cost acceptabili. Cu alte cuvinte, pentru a putea defini obiective realiste, va trebui să facem estimări pe toate cele 3 axe, calitate, cost, durată. Singura modalitate de a obține aceste estimări, este folosind experiența obținută în lucrări similare, preferabil folosind mai multe surse independente.

4. Măsurabilitatea

Dacă un obiectiv nu este măsurabil, nu va putea fi determinat dacă și când acesta a fost indeplinit. Pentru fiecare element din enunțul unui obiectiv trebuie specificat cât mai exact ordinul de mărime. Cum, de cele mai multe ori nu putem defini precis de la parametrii proiectului în faza lui de inițializare, se va folosi un interval minim-maxim. În exemplul de mai sus, putem defini destul de precis amplasarea punctelor A și B, pentru că ele delimitează tronsonul problematic. Numărul de minute N cu care poate fi scăzut timpul mediu de tranzit este însă foarte greu de definit la începutul proiectului. Ce facem? Prin tatonare, negociere și validări succesive, putem ajunge la numărul maxim de minute considerat a fi realist din punctul de vedere tehnic (validat de specialiști) și cel minim acceptabil de către beneficiar.

5. Ownership-ul

De ce este important ca fiecare obiectiv să fie asociat unei persoane sau unui grup de persoane, stakeholderi ai proiectului? Oricât de generale sunt obiectivele unui proiect, ele nu pot reprezenta toți stakeholderii. De cele mai multe ori, aceștia se împart în grupuri de interese, având obiective particulare. În exemplul tratat, unul dintre stakeholderi este cu siguranță Regia Locala de Transport în Comun, ea fiind în orice caz afectată de rezultatele proiectului. Dacă prin zona prin care este planificat pasajul nostru, trece de exemplu și o linie de tramvai, atunci RAT va avea obiectivul evident ca operațiunile sale să fie cât mai puțin afectate. Acest obiectiv ar putea fi enunțat astfel:

Daunele produse RAT pe timpul executării lucrărilor vor fi în totalitate rambursate până la data D din bugetul proiectului.

Astfel, finanțatorul proiectului și RAT se raportează diferit față de obiectivele proiectului, facând evident parte din grupuri opuse de interese. Din acest motiv, fiecare obiectiv trebuie să aibă un ownership clar, reprezentat de grupul de interese care îl susține cu preponderență

6. Dezirabilitatea / motivația

În cazul în care manager-ul de proiect și eventual un număr cât mai mare dintre membrii echipei se pot identifica la nivel personal cu obiectivele proiectului, astfel încât indeplinirea lor cu succes să li se pară atractivă și în plan personal, atunci acestea au calitatea de a motiva echipa de proiect, creând astfel unul dintre ingredientele cele mai importante ale succesului. Această dezirabilitate personală poate provine dintr-o multitudine de factori. În exemplul luat de noi, șeful proiectului poate profita (posibil și alți membrii ai echipei) pozitiv de fluidizarea traficului, dacă locuiește în zonă, sau poate este primul proiect de infrastructură din carieră etc. etc. Pe de altă parte, lipsa motivației personale va îngreuna atingerea obiectivelor, din simplul motiv că munca în lipsa motivației cere un efort personal mult mai mare. Una dintre responsabilitățile șefului de proiect este motivarea echipei. Dacă el reușește să se identifice cu obiectivele și în plan personal, va reuși să însuflețească și echipa, dacă nu, echipa va simți și va fi demotivată. Deși este cel mai “soft” dintre criteriile de îndeplinit în definirea obiectivelor, impactul său asupra succesului proiectului este cel mai mare.

7. Stabilitatea

În principiu obiectivele nu trebuiesc schimbate în decursul proiectului. Schimbarea sau adăugarea unui obiectiv este o schimbare foarte mare într-un proiect. modificând practic nucleul proiectului, procedura fiind foarte complexă. De aceea, când definim un obiect, ar trebui să-l definim astfel încât să nu mai fie necesară ajustarea sa ulterioară.

8. Acoperirea completă

Așs cum orice obiectiv trebuie să poată fi asociat unui grup de stakeholderi, la fel totalitatea dorințelor și intereselor grupurile de stakeholderi sau de interese, trebuie să se regăsească în lista obiectivelor proiectului.

În ciuda acestei întregi filozofii în jurul definirii obiectivelor, această operațiune nu este rocketscience dacă sunt înțelese aceste principii. Odată înțelese, puse la îndoială și ajustate, aceste principii se pot transforma într-un fel de checklist mental, foarte util în definirea precisă a oricărei acțiuni, de complexitate oricât de mare.

%d bloggers like this: