Analiza și înțelegerea mediului de desfășurare alproiectului este una dintre activitățile importante în faza de start a acestuia. Multe argumente pledează pentru o astfel de analiză: există studii care arată că în jumătate din proiectele eșuate, cauza principală a eșecului este împotrivirea viitorilor beneficiari ai rezultatului proiectului. Considerând doar acest fapt, și deja Proiect Managerul are o motivație puternică pentru a face o analiză aprofundată a mediului în care proiectul pe care îl conduce se desfășoară. O componentă esențială a mediului proiectului o reprezintă stakeholder-ii.

Ce este un stakeholder? Termenul de “stakeholder” provine din engleză: “stake” se traduce prin miză, importanță sau însemnătate. “Holder” se traduce prin deținător. Stakeholder-ul este astfel cineva, care a mizat la un joc si are interes ca acel joc să se termine într-un anume fel – partida este în cazul nostru proiectul în care suntem implicați. În terminologia de Project Management, un „stakeholder” nu se referă doar la persone, ci poate fi transferat oricărei entități, care are interes ca un proces anume – sau tot proiectul – să se desfasoare într-un anume fel și să producă un anume rezultat.

Astfel, căutând o definiție, se poate spune că, stakeholder-i ai unui proiect sunt persoane, grupuri sau organizații, care au interes în proiect, sau sunt afectați într-o oarecare măsură de acesta. Rămanând la teorie si clasificare, stakeholder-ii unui proiect se împart în două categorii: cei activi și cei pasivi. Stakeholder-ii activi sunt implicați direct în evolutia proiectului (ex. Project Managerul, echipa proiectului) sau sunt direct afectați de rezultatul sau evolutia lui (client, sponsor, subcontractori ai proiectului, furnizori). Stakeholder-ii pasivi sunt doar indirect afectați de evoluția proiectului – de ex. familia unui membru al echipei. Diferențierea între stakeholder-i activi sau pasivi ajută în primul rând procesului de identificare al acestora. După ce stakeholder-ii au fost identificați, rămâne să definim pentru fiecare caracteristicile lui vis-a-vis de proiect:

– Influența pe care o exercită asupra proiectului – cu alte cuvinte, ce putere are acest stakeholder asupra proiectului, sau a mediului proiectului – este un factor de decizie, poate influența alți stakeholderi sau are doar o părere informativă?

– Poziția față de proiect – este un promotor al proiectului, sau se opune lui? Este neutru?

– Apropierea față de proiect – cât de des are respectivul stakeholder contact cu proiectul, cât de familiar îi este?

Identificarea stakeholder-ilor și definirea importanței fiecăruia față de proiect este piatra de temelie a planului de comunicare în proiect: cine când trebuie informat, și ce fel de informație este necesară fiecăruia? Combinația dintre influența și apropierea față de proiect a unui stakeholder definește importanța respectivului pentru proiect. Din aceeași analiză a stakeholderilor rezultă și o listă de riscuri – în ce fel interacțiunea proiectului cu stakeholder-ii săi poate direcționa evoluția proiectului într-o zonă nedorită.

Într-un proiect cu care am avut contact de curând, am întâlnit o constelație de interese neobișnuită, care m-a făcut să mă gândesc la modul în care interactionează stakeholder-ii într-un proiect, la dinamica intereselor fiecăruia și la evoluția scopurilor actorilor dintr-un proiect. Situația de care vorbesc era următoarea: un audit extern impus unei companii a concluzionat că anumite norme și reglementări nu sunt respectate în cadrul unui departament X. Pentru a îndeplini cerințele normelor respective, o aplicație software, care implementa procesele departamentului X, trebuia modificată. Iar dat fiind că auditul extern a găsit nereguli și în modul în care aplicațiile software erau exploatate în compania dată, aplicația va trebui mutată și operată într-un centru de calcul extern companiei, care poate garanta o funcționare și un service performant. Se profila un șantier destul de amplu, dat fiind că funcționarea după norme a departamentului X era vitală pentru firma dată. Astfel s-au pus bazele unui proiect, care să transforme aplicația și să o introducă în centrul de operații al unui prestator de servicii extern. Sponsorul proiectului era CIO-ul companiei. După o primă analiză a stakeholder-ilor rezultă ceva de genul: începând cu membrii departamentului X în cauză – care trebuiau să își modifice modul de muncă din ziua în care aplicația lor ar fi fost modificată și dată în outsource, și trecând pe la echipa centrului de calcul propriu al companiei – care pierdea din importanță, dat fiind că pierdeau din responsabilitate – practic nimeni nu dorea acest proiect, sau mai bine spus: și-ar fi dorit să eșueze. În interiorul companiei existau puțini susținători, care doreau cu orice preț ca firma să respecte normele impuse de lege. Având un astfel de vânt potrivnic, ar fi fost foarte greu, dacă nu chiar imposibil, ca proiectul să aibă success. Înțelegând însă problemele fiecăruia, ai o șansa de schimba în mod activ poziția unui stakeholder față de proiect: în momentul în care în scopul proiectului s-au introdus elemente care – după modificarea aplicației – ar fi ușurat munca departamentului X din companie, poziția membrilor echipei departamentului s-a modificat cu 180 de grade – erau acum promotori ai proiectului. În momentul în care echipa centrului de calcul a înțeles cererile referitoare la securitate, protecția datelor, backup, reporting și multe altele, cu care ar fi fost confruntați în cazul în care aplicația rămânea în departamenul lor, au realizat că pentru a le satisface ar fi fost necesară o restructurare a departamentului – ceea ce era mult mai problematic decât un outsourcing – au devenit astfel și ei promotori ai proiectului. Situația actuală era mult mai propice proiectului decât cea inițială. Acțiunile Project Managerului au adus o evoluție pozitivă a atitudinii stakeholder-ilor față de proiect, reducând deasemenea considerabil riscurile.

Scopul principal al activităților din procesele de management al stakeholder-ilor este acela de a înregistra și înțelege necesitățile actorilor importanți care activează în mediul unui proiect, și de a ține seama de aceste necesități în planificarea și execuția proiectului. Ideea de fond este, ca obiectivele stakeholderilor și cele ale proiectului să aibă cât mai multe elemente comune. În aceste condiții, riscurile proiectului se reduc. Activitățile de stakeholder management sunt recurente pe tot parcursul proiectului.

Mediul proiectului nu trebuie privit ca fiind un spațiu abstract. Primul reflex este de multe ori de a percepe un proiect ca fiind un sistem, care are de îndeplinit o anume sarcină, într-un timp definit, încadrat intr-un buget stabilit, folosind anumite resurse, de multe ori puse la dispoziție de mediul exterior proiectului – pe scurt, un ansamblu de componente abstracte. Cu toate acestea, când te gândești la un proiect, există un aspect al acestui sistem care prinde un contur foarte bine definit: oamenii cu care ai avut de-a face în acel proiect. Oamenii care au alcătuit echipa proiectului, oamenii care au avut de-a face într-un fel sau altul cu proiectul, clienți, furnizori, oameni care erau in continuă interacțiune cu mediul proiectului și cu mediul din afara proiectului. Un proiect este de fapt un sistem social, iar oamenii sunt cei care îl definesc.