Luarea unei decizii în echipă nu este întotdeauna un lucru simplu. Să aduni specialiștii la un loc, să-i pui în fața problemei, să explici problema, sa găsești alternative și soluții, după care să o identifici pe cea mai bună – acest scenariu dă dureri de cap oricărui manager. Posibila existență a unei crize, în care timpul este esențial, adaugă o brizanță deosebită situației. Echipe mixte, formate din specialiști aparținând de domenii diferite, diferențe de mentalitate între membrii echipei– spre exemplu în echipe internaționale, un mix între persoane situate diferit pe scară ierarhică – toate aceste lucruri complică și mai mult procesul decizional. Insă, toate aceste dezavantaje, date de complexitate, se pot transforma in avantaje, date de diversitate și puncte de vedere complementare, dacă procesul decizional este organizat astfel încât complexitatea problemei să fie redusă la parametrii importanți și competența fiecărui membru al echipei să fie luată in considerare și folosită. Exact aceste aspecte sunt definitorii pentru analiza SWOT. Ideea de bază a acestei metode decizionale este trecerea in revistă și studierea concomitentă a: punctelor forte (Strengths), punctelor slabe (Weaknesses), oportunităților (Opportunities) și amenințărilor (Threats). SWOT este un acronim al Strengths Weaknesses Opportunities Threats. In Project Management, analiza SWOT iși arată utilitatea în perioada de definire a proiectului, pentru analizarea ideilor, ex. rafinarea unui brainstorming, sau pe parcursul execuției, de exemplu în situații de criză.

Analiza SWOT simplifică complexitatea unei probleme printr-o definire consecventă de contraste. Prin această rafinare, problema este redusă la caracteristicile definitorii, de structură. Necesitatea existenței contrastelor trebuie subliniată, pentru ca granițele dintre puncte forte si oportunități, respectiv puncte slabe și amenințări să fie respectate. Spre exemplu, când existența de reclamații este interpretată ca și amenințare din exterior si nu ca problemă internă de calitate, atunci analiza respectivă poate să nu mai fie corectă.

Analiza pornește bineînteles definind tema, scopul pentru care este necesară luarea unei decizi – spre exemplu, considerând o companie producatoare de software: Care este strategia de urmat pentru creerea de noi produse? Ideal ar fi să se listeze câteva alternative posibile, deja identificate, spre ex: concentrarea eforturilor pentru crearea de produse pentru industrie, extinderea spre noi piețe/ramuri de industrie sau îndreptarea spre utilizatori privați?

Problema trebuie analizată din cele patru puncte de vedere:

• Strengths – existența de procese inovative in companie, compania este cunoscută pe piață pentru utilizatorii din industrie
• Weaknesses – costuri de productie crescute, probleme de viteză de execuție la module destinate telefoanelor mobile
• Opportunities – posibilitatea de a creea o extensie care se adresează unor noi piețe, concurența are probleme de calitate
• Threats – apariția pe piața a unui nou produs al unei firme noi, care ar putea acoperii functionalitatea oferită deja pentru piața din industrie, posibilitatea apariției unei legi care presupune schimbări masive in construcția programelor pentru industrie.

Toți participanții trebuie să iși exprime părerea pentru fiecare dintre cele patru module SWOT. Ideile se vor alătura, construindu-se o diagramă SWOT completă.

Urmează dezvoltarea strategiei, de fapt punctul forte al analizei SWOT: factorii interni și externi se vor combina între ei derivând alternativele posibile. Există patru astfel de combinații:

• Strategia S-O: Folosind punctele forte existente in companie să se atingă țelul ales. Considerând exemplul nostru, compania producătoare de software va îmbunătății un produs existent, dezvoltând o extensie care se adresează industriei hoteliere, un segment de piață nou firmei.
• Strategia S-T: Bazându-se pe punctele forte interne se apără de amenințările din exterior. În exemplul nostru, compania se folosește de puterea sa de pe piață împotriva concurenței unei alte companii, încercând să iși păstreze clienții.
• Strategia W-O: Îmbunătățirea punctelor slabe pentru a genera posibilități, și/sau folosirea unor oportunități pentru dezvoltare, in ciuda punctelor slabe. In exemplul nostru: dacă performanța modulelor pentru telefoanele mobile ar fi imbunătățită, atunci clienții ar putea părăsi concurență, care oricum are probleme de calitate.
• Strategia W-T: Imbunătățirea punctelor slabe, pentru a fi aparat de amenințări din exterior, sau protejarea punctelor slabe de posibile amenințări din exterior. In exemplul de mai sus, cel mai la îndemâna ar fi scăderea costurilor de producție – de ex. prin outsourcing.

Una sau o combinație de mai multe strategii pot fi, in urma analizei, adoptate. Analiza SWOT este un instrument simplu dar puternic de management, care insă nu pune la dispoziție un algoritm de automatizare al procesului decizional. Scopul acestei analize este de a realiza un cadru, în care deciziile se iau considerând aspectele esențiale ale unei problematici.