// articol...

Asigurarea calitatii

Earned Value Management – Analiza EV

Earned Value Management este o metodă de urmărire a implementării proiectului față de plan. O analiză Earned Value dă răspunsuri project managerului referitor la deviații de la planificarea bugetului, al scopului și al timpului. Această metodă integrează cele trei elemente, planificarea si execuția scopului, parametrii de cost si timpul. Este foarte folositoare în prevederea performanțelor viitoare ale proiectului, bazându-se pe datele actuale, masurabile, și plan.

De multe ori, EVM este o cerință care trebuie respectată și implementată in proiect, de exemplu clientul dorind să fie informat despre punctul în care se află proiectul, utilizând cuantificarea dată de calculul Earned Value. Am întâlnit această cerință destul de des în proiecte în care clientul aparținea de guvern sau în domeniul militar, în special in Europa Vestică si America, dat fiind că metodologia de urmărire a proiectelor, aflate in outsourcing sau interne, metodologie implementată in organizația clientului, se baza pe EVM. EVM este și o componentă importantă în managementul riscului.

EV poate fi văzut și ca instrument de comunicare, atât în interiorul proiectului cât și înspre exterior, reprezentând o modalitate tehnică, impartială, de măsură și prezentare a progreselor și/sau a deviației de la plan. Pe baza dată de aceste masurători se pot decide și culorile semafoarele de proiect, vitale pentru rapoartele spre management, vezi Folosirea Semafoarelor.

Urmază o scurtă descriere a termenilor si metodelor de calcul. EVM este logic, pragmatic si de bun simț, iar puțin calcul matematic nu sperie cu siguranță nici un manager de proiect.

Terminologia:

(descrierea amanunțită a termenilor se găsește în Glosar de Project Management)

Acronim Termen Descriere
PV Planned Value PV este valoarea bugetului desemnat pentru realizarea unei activități planificate, al unei componente a WBS (Work Breakdown Structure), sau a întregului proiect.
EV Earned Value EV reprezintă valoarea muncii încheiate în proiect, exprimată în valoarea bugedului asociată elementelor încheiate, terminate din WBS. Valoarea cumulativă a EV este suma bugetelor asociate tuturor activitatilor sau elementelor WBS implementate într-o perioadă de timp dată.
AC Actual Cost AC reprezintă suma tuturor costurilor pe care le-a avut proiectul în implementarea unuia, sau mai multor elemente ale WBS. AC poate fi văzut de exemplu ca și ore de lucru, sau costuri directe, sau o sumă dintre costuri indirecte și directe.
BAC Budget at Completion BAC – reprezintă totalul costurilor unui task/proiect, calculate pe baza planului.
EAC Estimate at Completion EAC – reprezintă o valoare estimată a costurilor totale reale, la finalizarea proiectului.
ETC Estimate to Complete ETC – reprezintă o valoare estimată a costurilor viitoare ale muncii rămase de îndeplinit până la finalizarea proiectului.
VAC Variance at Completion VAC calculează diferențele între bugetul planificat (BAC) și bugetul necesar proiectului, bazat pe tendințele actuale.

 

Exemplu: considerăm că, după plan, ar fi trebuit ca o anumită activitate să fie terminată și să coste 500 EUR. PV este 500 EUR. Terminată este însă doar o valoarea de 200 EUR. EV este 200 EUR. Dacă până în acest punct ar fi fost platiți pentru executie 550 EUR, atunci AC este 550 EUR.

Formule de calcul, interactiuni intre termeni, elemente de calcul derivate.

 

Acronim Termen Formula de calcul Descriere
CV Cost Variance CV = EV – AC CV calculează performanța investițiilor in proiect, dă măsura respectării planului din punct de vedere al costurilor. Reprezintă calculul unei variații asupra planului de costuri. Valoarea NEGATIVĂ – bugetul a fost depășit, POZITIVĂ – bugetul nu a fost integral folosit.
SV Schedule Variance SV = EV – PV SV calculează eventualele deviații temporale, de schedule. Valoarea: NEGATIVĂ – proiectul sau taskul nu se încadrează în plan, va avea nevoie de mai mult timp pentru implementare, POZITIVĂ – implementarea durează mai puțin decât era prevăzut.
CPI Cost Performance Index CPI = EV / AC CPI – calculează performanța investițiională, raportând costul planificat la costul real. Un CPI subunitar indică depășire de buget, un CPI supraunitar înseamnă costuri sub cele planificate.
SPI Schedule Performance Index SPI = EV / PV SPI – calculează indexul de variație al proiectului față de planul temporal, schedule. SPI subunitar reprezintă o întârziere a proiectului, un SPI supraunitar indică faptul că proiectul avansează mai repede decât era prevăzut.
EAC Estimate at Completion EAC = BAC / CPIEAC = AC + ETCEAC = AC + (BAC – EV) EAC – reprezintă o estimare a costurilor totale ale proiectului, bazându-se pe costurile actuale și estimarea costurilor viitoare. Formula de calcul cea mai uzuală al EAC este suma dintre costul actual (AC) și estimarea de cost până la terminarea proiectului – ETC.
ETC Estimate to Complete ETC = EAC – AC ETC – estimare a costurilor viitoare în proiect (excluzând costurile avute până în acest moment – AC).
VAC Variance at Completion VAC = BAC – EAC VAC prevede diferența dintre costurile planificate la începutul proiectului, BAC și costurile totale estimate ale proiectului.

 

Exemplu de calcul:

  1. Presupune existența unui anumit task. Task-ul a fost programat să dureze o perioadă de 8 ore, a durat însă deja 11 ore și se asteaptă să mai dureze încă aditional o oră. Considerând o plată pe ora de 10 EUR, se pot calcula toate metricele:

PV = Rata orara * totalul orelor planificate

PV = 80 EUR (10 EUR * 8 ore)

AC = Rata orara * totalul orelor lucrate

AC = 110 EUR (10 EUR * 11 ore)

EV = Costul planificat * % realizare din total

EV = 73,4 EUR (planificat 80 EUR * 91.7% terminat)

(91.7% = 11 * 100 / 12)

Variatii si indecsi

SV = Earned Value (EV) – Planned Value (PV)

SV = -10 (70 EUR EV – 80 EUR PV) proiectul este in intarziere

SPI = Earned Value (EV) /Planned Value (PV)

SPI = 0.88 (70 EUR EV / 80 EUR PV) proiectul este in intarziere

CV = Earned Value (EV) – Actual Cost (AC)

CV = -40 EUR (70 EUR EV – 110 EUR AC) costurile bugetate au fost depasite

CPI = Earned Value (EV) /Actual Cost (AC)

CPI = 0.64 (70 EUR EV / 110 EUR AC) costurile bugetate au fost depasite

Prognoze :

BAC = ore planificate * rata orara

BAC = 80 EUR (8 ore * 10 EUR)

ETC = 1 ora = 10 EUR

EAC = AC + ETC

EAC = 120 EUR (110 EUR + 10 EUR)

VAC = BAC – EAC

VAC = -40 EUR (80 EUR – 120 EUR)

2. Un alt exemplu – mai putin trivial:

Un proiect are un buged adoptat de 12 Mil. EUR. Proiectul este planificat să dureze un an. Se presupune că bugetul este cheltuit egal în fiecare lună, 1 Mil EUR pe lună, până la finalul proiectului. După doua luni de la începerea proiectului, proiect managerul află urmatoarele: 10% din plan a fost executat, costurile pana in acel punct fiind de 1 Mil EUR.

Măsuratori :

PV = 2 Mil EUR

EV = 12 Mil EUR * 0.10 = 1,2 Mil EUR

AC = 1 Mil EUR

Calculul variațiilor:

CV = EV-AC = 1,2 – 1 = 0,2 Mil EUR

SV = EV-PV = 1,2 – 2 = -0,8 Luni

Calculul indecsilor:

CPI = EV/AC = 1,2 / 1 = 1,2

SPI = EV/PV = 1,2 / 2 = 0.6

Prognoză:

EAC = BAC / CPI = 12/1,2 = 10Mil EUR

ETC = (BAC-EV) / CPI = (12-1,2)/1,2 = 9 Mil EUR

Timpul necesar până la terminare: (12-1.2)/0.6 = 18 luni

Concluzii derivate din EVM: Proiectul va costa la final un total de 10 Mil EUR (EAC, sau AC + ETC, 9 Mil EUR + 1 Mil EUR) și va dura un total de 20 (18+2, sau 12/0,6) luni până la final. Proiectul va costa mai puțin decât era planificat, dar va dura cu o jumătate de an mai mult – semafoarele de timp, pe rosu!

Calculul EV ajuta la:

  • Reduce riscul proiectului.
  • Analizele de profitabilitate ale proiectului, făcute pe parcursul execuției, sunt mult mai simplu de făcut.
  • Urmărirea performantei proiectului este ușurată.
  • Prezintă o bază reală pentru decizii de management.
  • Într-o organizație, poate reprezenta baza unei platforme comune de măsurare a performanțelor proiectelor.
  • Evitarea executiei de lucrări în afara planului, așa numitul „scope creep”.
  • Crește vizibilitatea în proiect, ajutând comunicarea cu toti stakeholder-ii.

Steve Crowther, British Aerospace (BAe), a spus urmatoarele: “Whilst you can practice good project management without EVM, you cannot practice EVM effectively without good project management” – poți practica un project management bun fără a folosi EVM, însă nu poți practica EVM efectiv fără a avea un project management bun – foarte adevarată afirmație. EVM presupune existența și analiza unui plan de proiect bun, actualizat în permanență, precum și a unor puncte de masură a performanței proiectului, accountabilitate, un management al resurselor pus la punct, pe scurt, existența de date și masurători credibile a tuturor parametrilor proiectului, pentru ca datele furnizate de EVM, să fie credibile.

Discussion

No comments yet.

Post a comment

%d bloggers like this: